smart-plm [documents] - Benutzerfreundliches Dokumentenmanagement in SAP
In der heutigen Geschäftswelt ist die manuelle Datenpflege längst überholt. Sie ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch ressourcenintensiv. Um in einer sich ständig wandelnden Landschaft wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen unsere Kunden auf die bewährte standardisierte Lösung des Marktführers SAP. Diese Lösung schafft eine einheitliche Datenbasis, die über Abteilungsgrenzen hinweg eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht und Arbeitszeiten verkürzt, ohne lästige Mediensprünge.
Allerdings stoßen Unternehmen immer noch auf Herausforderungen im Zusammenhang mit der Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit im SAP-Standard. Hier kommt unser innovatives SAP-Addon smart-plm [documents] ins Spiel. Die Lösung wurde entwickelt, um eine adaptive Dokumentenverwaltung nahtlos in den SAP-Standard zu integrieren. Bei der Gestaltung dieses Addons lag unser besonderes Augenmerk auf der Benutzerfreundlichkeit.
Unser SAP-Addon smart-plm [documents] bietet folgende Vorteile:
- Nahtlose Integration: Es fügt sich reibungslos in die SAP-Umgebung ein, ohne den bestehenden Workflow zu stören.
- Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Arbeit und erfordert nur minimale Schulung.
- Anpassungsfähigkeit: Es kann problemlos an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
- Effiziente Dokumentenverwaltung: Durch die automatisierte Datenpflege und die einheitliche Datenbasis wird die Verwaltung von Dokumenten einfacher und fehlerfrei.
- Zeit- und Ressourceneinsparungen: Die Implementierung von smart-plm [documents] führt zu kürzeren Arbeitszeiten und einer Steigerung der Gesamteffizienz.
Dokumente zeitsparend, übersichtlich und revisionssicher verwalten
Unser SAP-Addon bietet eine leistungsstarke Lösung für die nahtlose Integration und Verwaltung von Dokumenten innerhalb der SAP-Standardumgebung. Mit Hilfe der Objektdienste kann es kontextbezogen in verschiedene Belege integriert werden, was eine flexiblere und effektivere Dokumentenverwaltung ermöglicht.
smart-plm [documents] stellt Anwendern eine übersichtliche Power-Transaktion zur Verfügung, die einen dokumentenzentrierten Einstieg ermöglicht. Dadurch können Anwender Dokumente schnell suchen, in baumartigen Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente erstellen und Änderungen vornehmen. Diese benutzerfreundliche Oberfläche macht die Arbeit mit Dokumenten im SAP-Standard unkompliziert und effizient.
Was unser SAP-Addon besonders auszeichnet, ist seine Fähigkeit, Dokumente und Dokumentenstrukturen über Dokumentenakten mit verschiedenen SAP Business Objekten zu verknüpfen. Dies ermöglicht eine Vielzahl von Anwendungsfällen, darunter die Verwaltung von Dokumentenakten für Materialien, Ausrüstungen, Lieferanten, Kunden, Personal, Produktionsaufträgen, Bestellungen und PSP-Elementen aus SAP-PS.
Transparente Dokumentenlenkung – einfaches Handling
In vielen SAP-Modulen, darunter SAP PS und die Instandhaltung (SAP EAM / SAP PM), sind hierarchische Strukturen integriert, die automatisch mit einer ähnlichen Dokumentenstruktur verknüpft werden können. Dies schafft Transparenz in der Dokumentenlenkung und unterstützt das Prozess-, Dokumentations- und Projektmanagement. Dokumente können im System nach verschiedenen Kriterien wie intern, extern, technisch oder kaufmännisch klassifiziert werden, was ihre schnelle Auffindbarkeit erheblich erleichtert.
Für eine noch präzisere Dokumentenlenkung bietet das Dokumentenmanagementsystem (DMS) einen innovativen Ansatz namens „Laufweg“. Dadurch können Freigabeprozesse schnell und einfach gestartet werden, ohne auf starre SAP-Workflows zurückzugreifen. Im Hintergrund der Anwendung werden bewährte SAP-Standardstrukturen wie Dokumentinfosätze, Dokumentstücklisten und Klassifizierungen verwendet.
Die Benutzeroberfläche von smart-plm [documents] ist an die Benutzerfreundlichkeit des Windows Explorers angelehnt. Dadurch wird die Nutzung des Addons äußerst intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet. Dies macht es zur idealen Lösung für SAP-Anwender, die auf S/4 HANA umsteigen und einen Ersatz für SAP Easy DMS suchen.
Miele wählt smart-plm [documents] für die Dokumentenverwaltung
Miele bietet neben den bekannten Hausgeräten für die Küche, sowie Wäsche- und Bodenpflegegeräte auch Produkte und Systemlösungen im Bereich Medizin- und Labortechnik an. Um diese Produkte sowohl in der EU als auch in den USA vertreiben zu können, muss die Produktdokumentation zahlreiche gesetzliche Anforderungen der Food & Drug Assoziation (FDA) sowie auch der europäischen Medical Device Regulation (MDR) erfüllen.
Zur zentralen Anlage, Verwaltung und Lenkung der produktrelevanten Dokumente in einer FDA – MDR-konformen Produktakte, hat sich Miele für unser SAP-Addon smart-plm [documents] entschieden.
Basler AG entscheidet sich für smart-plm [documents] als Ersatz für SAP Easy Document Management
Die Basler AG, ein international führender Hersteller von hochwertigen Kameras und Kamerazubehör, führt smart-plm [documents] als Ersatz für SAP Easy DMS ein.
SAP Easy DMS ist eine GUI Anwendung zur Bedienung des SAP eigenen DMS, wird aber seitens SAP mit S/4 HANA nicht mehr unterstützt.
Mit smart-plm [documents] können auch in Zukunft Dokumente zeitsparend und übersichtlich – ähnlich dem Windows Explorer – verwaltet werden.
Warum smart-plm [documents]? Es gibt doch bereits andere Programme auf dem Markt
- SAP ECTR – wurde speziell für Konstrukteure und CAD entwickelt und nicht für die restlichen Anwender
- SAP Easy DMS – ist ab S/4 Hana 1511 nicht mehr verfügbar
- SAP Document Center – Nachfolger von SAP Easy DMS – Achtung: Ist die Integration von Dokumenten stark ausgeprägt, dann eignet sich SAP Document Center nur bedingt
- SAP DVS / SAP DMS und diverse Fiori Anwendungen – nicht wirklich User- freundlich
Wir haben unser Know How und diverse SAP DMS Entwicklungen in einer Lösung zusammengefasst
Was kann unsere Lösung smart-plm [documents]?
- Suche, Arbeitsvorrat, Navigation im Verzeichnungsbaum, Pflege von Dokumenteninfosätzen
und das in nur einer Transaktion. Dadurch wird im Vergleich zum SAP Standard für den Anwender die Navigation erleichtert, sowie die Anzahl der notwendigen Klicks deutlich minimiert.
Direktes Ändern der Original-Dokumente analog Windows (verschieben, kopieren, umbenennen…etc.) mit nur einem Klick! => Wenige Klicks – Alles auf einen Blick - Verwaltung der relevanten Daten auf einer Maske (Meta-Daten, Originale, Objektverknüpfung, Langtexte, Klassenmerkmale)
- Modellierung von einfachen Prozessen ohne Workflow Entwicklung
- Benutzerspezifisches Ein-/Ausblenden von Selektionskriterien für eine übersichtliche und rollenbasierte Suchfunktion => Der Benutzer kann seine Kriterien frei wählen
- Benutzerspezifische Berechtigungen auf Dateien und Ordner
- Direkter Emailversand mit Attachements
- Download mehrerer Dateien als ZIP-File
- Laufwege für eine einfache Zusammenarbeit
z.B. zur Abbildung von Dokumenten-Freigabeprozessen - Modellierung von einfachen Prozessen als Laufweg ohne Workflow Entwicklung
- Eingriff in den Prozessablauf, wenn dieser bereits gestartet ist
- Sammeln von Dokumenten aus dem Tree oder aus den Suchergebnissen
- Download mehrerer Dateien als ZIP-File
- Email mit Attachments
- Schnellzugriff und Favoriten für Dokumente und Verzeichnisse
(z.B. die Akten zu meinen 5 Maschinen oder meinen Projekten; zuletzt besuchte Ordner)
Zusatz- und Komfortfunktionen:
- Template Akten
- DIS-Vorlagen zur Vorbelegung von Metadaten und Klassenmerkmalen
- Automatische Statusänderungen auf Vorgängerversionen
- Zusätzliche Prüfschicht
- Automatische Statusänderung der alten Dokumentversionen bei Freigabe einer neuen Version
Vorteile der Dokumentenakte, als Teil von smart-plm [documents]:
- Abbildung einer baumartigen Dateistruktur in SAP über Dokumentenstücklisten in gewohnter Windows Explorer Struktur.
- Verknüpfung der Akte mit beliebigen SAP Business Objekten z. B.: Projekt, PSP-Element, Equipment, Material
- Drag & Drop Funktion vom Windows Explorer ins SAP für komplette Ordnerstrukturen
- Funktionen analog Windows um Dokumente zu bearbeiten (z. B. umbenennen, verschieben, kopieren….)
- kontextabhängiger Aufruf der Dokumente in der jeweiligen SAP Anwendung über die Dienste zum Objekt
- Anlegen und Abrufen von Template-Akten zum jeweiligen SAP Business Objekt
Beispiele für Business Objekte:
Verwendete Technik:
- SAP GUI (ABAP) Anwendung: Wir sind der Meinung für Power Anwendungen sind Web Technologien nicht geeignet.
- UI ist optimiert für das SAP Fiori Theme (keine Voraussetzung)
- Offene Software-Architektur für eine hohe kundenspezifische Erweiterbarkeit
- On Premise Installation – keine Cloud
- Zukunftssichere Datenbasis durch die Verwendung von SAP Standard Elementen: Dokumenteninfosatz, Dokumentenstückliste, Klassifizierung.
- Verfügbar ab SAP Basis Release 7.40, SP09. Ihr Release ist niedriger? Sprechen Sie uns gerne an bzgl. einem „Down Port“
- Optimistisches Sperrkonzept