smart-plm [documents] mit moderner UI Benutzeroberfläche

smart-plm [documents] - Benutzerfreundliches Dokumentenmanagement in SAP

Die manuelle Datenpflege ist überholt, denn sie ist fehleranfällig und ressourcenintensiv. Bei unseren Kunden kommt zur Erschaffung einer einheitlichen Basis die standardisierte Lösung des Markführers SAP zum Einsatz. Die so geschaffene abteilungsübergreifende einheitliche Datenbasis ermöglicht kürzere Arbeitszeiten ohne Mediensprünge.

Dennoch stellt die fehlende Anpassungsfähigkeit und Usability im SAP Standard vor Herausforderungen. Hier kommt unser SAP Addon smart-plm [documents] zum Einsatz, welches den SAP Standard um eine adaptive Dokumentenverwaltung erweitert. Besonderes Augenmerk bei der Entwicklung unseres SAP Addon lag auf der Usability.

Dokumente zeitsparend, übersichtlich und revisionssicher verwalten

Das Add-on kann im SAP-Standard über die Dienste zum Objekt kontextbezogen in beliebige Belege integriert werden. Für den dokumentenzentrierten Einstieg steht eine übersichtliche Power-Transaktion zur Verfügung. Damit können Anwender Dokumente suchen, in baumartige Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente anlegen oder Änderungen vornehmen.

Die Lösung verbindet Dokumente und Dokumentenstrukturen über Dokumentenakten, mit den unterschiedlichsten SAP Business Objekten. Anwendungsfälle können beispielsweise Akten zu Materialien, Equipments, Lieferanten, Kunden, Personal, Fertigungsaufträge, Bestellungen, oder PSP-Elemente aus dem SAP-PS sein, um nur einige zu nennen.

Transparente Dokumentenlenkung – einfaches Handling

In einzelnen SAP Modulen wie beispielsweise SAP PS oder der Instandhaltung (SAP EAM) sind hierarchische Strukturen vorhanden, an die sich automatisiert eine ähnliche Dokumentstruktur modellieren lässt. Daraus ergibt sich eine transparente Dokumentenlenkung, die das Prozess-, Dokumentations- und Projektmanagement stützt. So lassen sich Dokumente im System beispielsweise als interne, externe, technische oder kaufmännische Dokumente klassifizieren und sind dadurch schneller auffindbar.

Zur Dokumentenlenkung bietet das DMS einen sogenannten Laufweg an. Damit können Freigabeprozesse mit wenigen Klicks in Gang gesetzt werden, ohne starre SAP-Workflows generieren zu müssen. Im Hintergrund der Anwendung kommen SAP-Standardstrukturen wie Dokumentinfosätze, Dokumentstücklisten und die Klassifizierung zum Einsatz.

Die Benutzeroberfläche von smart-plm [documents] ist für ein intuitives Handling an den Windows Explorer angelehnt. Deshalb ist das Addon auch Bestens für SAP-Anwender geeignet, die auf S/4 HANA umstellen und einen Ersatz für SAP Easy DMS suchen.

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Miele wählt smart-plm [documents] für die Dokumentenverwaltung

Miele bietet neben den bekannten Hausgeräten für die Küche, sowie Wäsche- und Bodenpflegegeräte auch Produkte und Systemlösungen im Bereich Medizin- und Labortechnik an. Um diese Produkte sowohl in der EU als auch in den USA vertreiben zu können, muss die Produktdokumentation zahlreiche gesetzliche Anforderungen der Food & Drug Assoziation (FDA) sowie auch der europäischen Medical Device Regulation (MDR) erfüllen.

Zur zentralen Anlage, Verwaltung und Lenkung der produktrelevanten Dokumente in einer FDA – MDR-konformen Produktakte, hat sich Miele für unser SAP-Addon smart-plm [documents] entschieden.

Basler AG entscheidet sich für smart-plm [documents] als Ersatz für SAP Easy Document Management

Die Basler AG, ein international führender Hersteller von hochwertigen Kameras und Kamerazubehör, führt smart-plm [documents] als Ersatz für SAP Easy DMS ein.

SAP Easy DMS ist eine GUI Anwendung zur Bedienung des SAP eigenen DMS, wird aber seitens SAP mit S/4 HANA nicht mehr unterstützt.

Mit smart-plm [documents] können auch in Zukunft Dokumente zeitsparend und übersichtlich – ähnlich dem Windows Explorer – verwaltet werden.

„Viele Kollegen standen der Einführung von SAP aufgrund der Usability skeptisch gegenüber. Das Add-on hat sie eines Besseren belehrt: Die Lösung ist rechtssicher, zeitsparender und verzeichnet eine gute Akzeptanz“

Anwenderbericht Seidenader

Warum smart-plm [documents]? Es gibt doch bereits andere Programme auf dem Markt

SAP ECTR – wurde speziell für Konstrukteure und CAD entwickelt und nicht für die restlichen Anwender
SAP Easy DMS – ist ab S/4 Hana 1511 nicht mehr verfügbar
SAP Document Center – Nachfolger von SAP Easy DMS – Achtung: Ist die Integration von Dokumenten stark ausgeprägt, dann eignet sich SAP Document Center nur bedingt
SAP DVS / SAP DMS und diverse Fiori Anwendungen – nicht wirklich User- freundlich

smart-plm [documents] - neue Funktionen

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Wir haben unser Know How und diverse SAP DMS Entwicklungen in einer Lösung zusammengefasst

Was kann unsere Lösung smart-plm [documents]?

Suche, Arbeitsvorrat, Navigation im Verzeichnungsbaum, Pflege von Dokumenteninfosätzen
und das in nur einer Transaktion. Dadurch wird im Vergleich zum SAP Standard für den Anwender die Navigation erleichtert, sowie die Anzahl der notwendigen Klicks deutlich minimiert.
Direktes Ändern der Original-Dokumente analog Windows (verschieben, kopieren, umbenennen…etc.) mit nur einem Klick! => Wenige Klicks – Alles auf einen Blick
Verwaltung der relevanten Daten auf einer Maske (Meta-Daten, Originale, Objektverknüpfung, Langtexte, Klassenmerkmale)
Modellierung von einfachen Prozessen ohne Workflow Entwicklung
Benutzerspezifisches Ein-/Ausblenden von Selektionskriterien für eine übersichtliche und rollenbasierte Suchfunktion => Der Benutzer kann seine Kriterien frei wählen
Benutzerspezifische Berechtigungen auf Dateien und Ordner
Direkter Emailversand mit Attachements
Download mehrerer Dateien als ZIP-File
Laufwege für eine einfache Zusammenarbeit
z.B. zur Abbildung von Dokumenten-Freigabeprozessen
Modellierung von einfachen Prozessen als Laufweg ohne Workflow Entwicklung
- Eingriff in den Prozessablauf, wenn dieser bereits gestartet ist
Sammeln von Dokumenten aus dem Tree oder aus den Suchergebnissen
Download mehrerer Dateien als ZIP-File
Email mit Attachments
Schnellzugriff und Favoriten für Dokumente und Verzeichnisse
(z.B. die Akten zu meinen 5 Maschinen oder meinen Projekten; zuletzt besuchte Ordner)

Zusatz- und Komfortfunktionen:

Template Akten
DIS-Vorlagen zur Vorbelegung von Metadaten und Klassenmerkmalen
Automatische Statusänderungen auf Vorgängerversionen
Zusätzliche Prüfschicht
Automatische Statusänderung der alten Dokumentversionen bei Freigabe einer neuen Version

Vorteile der Dokumentenakte, als Teil von smart-plm [documents]:

Abbildung einer baumartigen Dateistruktur in SAP über Dokumentenstücklisten in gewohnter Windows Explorer Struktur.
Verknüpfung der Akte mit beliebigen SAP Business Objekten z. B.: Projekt, PSP-Element, Equipment, Material
Drag & Drop Funktion vom Windows Explorer ins SAP für komplette Ordnerstrukturen
Funktionen analog Windows um Dokumente zu bearbeiten (z. B. umbenennen, verschieben, kopieren….)
kontextabhängiger Aufruf der Dokumente in der jeweiligen SAP Anwendung über die Dienste zum Objekt
Anlegen und Abrufen von Template-Akten zum jeweiligen SAP Business Objekt

Beispiele für Business Objekte:

Verwendete Technik:

SAP GUI (ABAP) Anwendung: Wir sind der Meinung für Power Anwendungen sind Web Technologien nicht geeignet.
UI ist optimiert für das SAP Fiori Theme (keine Voraussetzung)
Offene Software-Architektur für eine hohe kundenspezifische Erweiterbarkeit
On Premise Installation – keine Cloud
Zukunftssichere Datenbasis durch die Verwendung von SAP Standard Elementen: Dokumenteninfosatz, Dokumentenstückliste, Klassifizierung.
Verfügbar ab SAP Basis Release 7.40, SP09. Ihr Release ist niedriger? Sprechen Sie uns gerne an bzgl. einem „Down Port“
Optimistisches Sperrkonzept