Wie der Einsatz von SAP EHS zu einem effizienten und zentralen Management der umwelt- und sicherheitsrelevanten Daten in der Prozessfertigung verhilft
Das Markenzeichen der Prozessfertigung sind komplexe und oft stark automatisierte Prozesse, welche ein hohes Management an Compliance und Governance erfordern. Bereits bei der Zusammenstellung von Rezepturen und den darin verwendeten Stoffen gibt es eine Vielzahl an Richtlinien, die es zu berücksichtigen gilt. Die Einhaltung von Richtlinien setzt sich in der Produktion fort.
Eine sorgfältige Planung ist notwendig, um unnötig hohe Rüst- und Reinigungszeiten in der Fertigung zu vermeiden. So stellt die Abstimmung des Produktionsprozesses in Abhängigkeit von Fertigungsanlage und des gefertigten Gemisches, Granulats oder sonstigen Zusammensetzungen eine große Herausforderung dar und setzt ein Management der stoffspezifischen Informationen voraus.
Um eine gesetzes- und unternehmenskonforme Stoffverwendung im Unternehmen sicherzustellen, ist es nötig die vorhandenen Richtlinien für die Verwendung von Stoffen – insbesondere von Gefahrstoffen – im System zu verwalten. Mithilfe dieser Informationen kann eine Bewertung des Stoffes bezüglich Einsetzbarkeit, Substituierbarkeit und Zusammensetzung durchgeführt werden – auch auf Fertigungsanlagenebene.
Ein zentrales Management der Stoffeigenschaften in SAP EHS unterstützt das Unternehmen bei der Einhaltung nationaler, internationaler und unternehmensinterner Regularien und trägt so zu einem effizienten SAP PLM System bei.
Ziele einer EHS Einführung:
- Abbildung sicherheits- und umweltrelevanter Stoffdaten im System abhängig vom Gültigkeitsraum (Werke, Regionen und Vorschriften)
- Einbindung und zentrale Verwaltung von diversen Dokumenten zu einzelnen Stoffen:
- Sicherheitsdatenblätter
- Etiketten
- Betriebsanweisungen
- Statusnetz zur Rohstofffreigabe gemäß GHS zur Steuerung der rohstoffrelevanten Geschäftsprozesse im Unternehmen:
- Lagerfreigabe
- Technikumsfreigabe
- Produktionsfreigabe
- usw.
- Erzeugung von Gefahrstoffverzeichnissen bzw. Gefahrstoffkataster
- Aufbau der Schnittstellen zu anderen Logistik-Modulen, wie
- MM (Materialwirtschaft)
- PP-PI (Produktionsplanung Prozessindustrie)
- SD (Vertrieb)
- QM (Qualitätsmanagement)
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SAP EHS Einführung
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Governance und Compliance spielen im EHS-Umfeld eine große Rolle. Eine Vielzahl an Regelungen auf nationaler Ebene sowie auch auf internationaler Ebene (z.B. GHS – Globally Harmonised System) stellen die IT vor eine große Herausforderung: Die Daten sollen abhängig von unternehmensinternen, nationalen oder internationalen Regelungen im System abgebildet werden.
Anforderungen an den Gültigkeitsraum:
- Abbildung von Stoffdaten auf Werksebene
- Abbildung von Stoffdaten auf Regionsebene
- Abbildung von Stoffdaten auf Vorschriftsebene
Ein zentrales Element in SAP EHS ist der Gültigkeitsraum, welcher diese fachliche Trennung der Daten vornimmt. In den Eigenschaften des EHS-Eigenschaftsbaums wird zu jeder Bewertung auch der Gültigkeitsraum angegeben. So kann derselbe Stoff für unterschiedliche Werke, Regionen und Vorschriften eine unterschiedliche Bewertung besitzen. Ein Beispiel sind EUH-Sätze, welche ausschließlich in der EU verwendet werden dürfen.
Sicherheitsdatenblätter (SDB’s)
Sicherheitsdatenblätter gelten als „das Instrument“ im Umgang mit (Gefahr-)Stoffen. Die SDBs müssen für gefährlich eingestufte Stoffe überwiegend vom Hersteller bereitgestellt werden. Der Abnehmer – ob intern oder extern – soll so über die möglichen Gefahren (Gefahrenhinweise, H-Sätze) des Produkts informiert und über den sicheren Umgang (Sicherheitshinweise, P-Sätze) unterwiesen werden. Nicht selten werden SDBs beigelegt, obwohl der Stoff gemäß GHS nicht als gefährlich eingestuft wurde, um sonstige stoffspezifische Informationen mitzuteilen. Das Sicherheitsdatenblatt ist also sowohl für die interne Verwendung notwendig, als auch für die Weitergabe an den Kunden nötig und muss zentral, aktuell und jederzeit zugänglich abgelegt werden.
Anforderungen an die SDB Verwaltung:
- Generierung von SDBs (anhand WWI-Vorlage)
- Freigabe von SDBs
- Versionierung von SDBs
- zentrale Verwaltung von (Lieferanten-)SDBs
- Archivierung von SDBs
Ein eigenes EHS-Dokumentenmanagement verschafft nach der SAP EHS Einführung die nötige Transparenz über die SDB’s im Unternehmen. In der SAP EHS Berichtsverwaltung können unterschiedliche Berichtsarten – darunter auch das SDB – im Bezug zum Stoff abgelegt werden. Zusätzliche Informationen zu den Berichten, wie
- Spezifikation (Begriff für Stammdatensätze in SAP)
- Generierungsvariante,
- Gültigkeitsraum,
- Sprache,
- Version und
- Status
werden in der Berichtsverwaltung zu jedem Bericht gespeichert. Das führt nicht nur zu einer strukturierten Ablage von SDBs, sondern wird mit der Angabe von Version und Status auch eine Historie angelegt. Berichte ohne Bezug zu einem Stoff (oder Spezifikation) können nicht in der Berichtsverwaltung abgelegt werden.
Im SAP EHS Berichtsinformationssystem können die in der Berichtsverwaltung abgelegten Berichte angezeigt, ausgedruckt und versandt werden.
Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe
Betriebsanweisungen werden nach TRGS 555 (Technische Regeln für Gefahrstoffe) für gefährliche Stoffe gemäß §14 Gefahrstoffverordnung verordnet. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet seine Mitarbeiter in Form eines deutlich sichtbaren schriftlichen Aushangs über die möglichen Gefahren und den sicheren Umgang mit dem Gefahrstoff am Arbeitsplatz zu informieren.
Anforderungen an die Betriebsanweisung:
- Generierung von Betriebsanweisungen gemäß GefStoffV (anhand WWI-Vorlage)
- Freigabe von Betriebsanweisungen
- Versionierung von Betriebsanweisungen
- zentrale Verwaltung von Betriebsanweisungen
Die generierte Betriebsanweisung wird in der SAP EHS Berichtsverwaltung abgelegt und kann über das Berichtsinformationssystem eingesehen werden.
Etiketten
Ob im Wareneingang, in der Produktion oder im Warenausgang – Etikettierung ist in nahezu allen Bereichen der Logistikkette ein zentrales Thema. Hinzu kommt die Vielfalt der Etikettenvarianten in unterschiedlichen Organisationseinheiten, wie z.B. Größe, Informationsgehalt, Aufbau und Art des Papiers. Eine manuelle Erstellung von Etiketten ist bei dieser Größenordnung eine große Herausforderung. In Verbindung mit der Kennzeichnung von Gefahrstoffen nach GHS ergibt sich ein noch größerer Verwaltungsaufwand. Eine durchgängige Etikettierung soll im Rahmen der SAP EHS Einführung erreicht werden.
Anforderung an die Etikettierung:
- Generierung von Etiketten
- (automatischer) Etikettendruck
- Freigabe von Etiketten
- Versionierung von Etiketten
- zentrale Verwaltung von Etiketten
Mit der Etikettierung in SAP EHS können Etiketten generiert und einem Material bzw. einer Spezifikation oder einem Kunden zugewiesen werden. Folgende Etiketteneigenschaften können bei der Erstellung eines Etikettentyps berücksichtigt werden:
- Verpackungseinheit
- Etikettengröße
- kundenspezifisches Etikett
- Generierungsvariante
Das generierte Etikett wird in der SAP EHS Berichtsverwaltung abgelegt und kann über das Berichtsinformationssystem eingesehen werden.
Nach §15 Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) unterliegen einige Gefahrstoffe dem Herstellungs- und Verwendungsverbot und dürfen demnach nicht oder nur unter gewissen Voraussetzungen im Unternehmen eingesetzt werden. Doch nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern auch unternehmensinterne Regelungen spielen bei der Freigabe eine große Rolle. Die Steuerung der Einsetzbarkeit eines Rohstoffes im Unternehmen kann so zu einem komplexen Prozess werden.
Anforderungen an die Rohstofffreigabe:
- Steuerung der Lagerfreigabe bzw. Bestellfreigabe von Rohstoffen
- Steuerung der Technikumsfreigabe von Rohstoffen auf Anlagenebene
- Steuerung der Produktionsfreigabe von Rohstoffen auf Anlagenebene
- Abbildung von Plausibilitäten zur automatischen Statusermittlung der Einsetzbarkeit des Rohstoffes gemäß GHS
- Freigabenerteilung von unterschiedlichen Organisationseinheiten
- E-Mail-Versand bei Statusänderung von Rohstoffen
Mit der Steuerung der Rohstofffreigabe gemäß GHS kann der Fachanwender insofern unterstützt werden, indem das System Freigaben vorschlägt und der Fachanwender trotzdem Einfluss auf die finale Rohstofffreigabe besitzt. Via Plausibilitätsprüfungen auf Gefahrstoffinformationen in EHS (z.B. Gefahrenhinweise) und individuellen Prüfbedingungen (z.B. Fertigungsanlagen) setzt das SAP-System automatisch einen Ampelstatus, welcher unterschiedliche Freigabewege (z.B. Lager, Technikum, Produktion) ansteuert. Ein systemgesteuerter E-Mail-Versand organisiert die Freigabeanforderung auf unterschiedlicher Geschäftsbereichsebene. Im Technikum und in der Produktion wird die Freigabe anhand gepflegter Fertigungsanlagen gesteuert.
Folgende Prozesse verdeutlichen den Ablauf der Rohstofffreigabe nach der SAP EHS Einführung:
| Prozess der Rohstofffreigabe | Teilprozess Status „GRÜN“ | Teilprozeß Status „GELB“ |
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Eine Liste mit Gefahrstoffen im Unternehmen wird in §7 GefStoffV festgeschrieben. Das sogenannte Gefahrstoffkataster bzw. Gefahrstoffverzeichnis soll als Übersicht der eingesetzten Gefahrstoffmengen im Unternehmen dienen und gleichzeitig über deren mögliche Gefahren Auskunft geben.
Anforderungen an das Gefahrstoffverzeichnis:
- werksabhängige Darstellung der Jahresgesamtmengen von Gefahrstoffen
- Darstellung der Arbeitsbereiche (z.B. Anlagen), in denen der Gefahrstoff eingesetzt wird
- Anzeige des aktuell gültigen SDBs zum Gefahrstoff
- Export des Gefahrstoffverzeichnisses in eine lokale Datei (z.B. XLS(X)-Datei)
Integration von SAP EHS in die Logistik als essentieller Part der SAP EHS Einführung
SAP EHS ist nicht nur eine zentrale Informationsplattform für sicherheitsrelevante Stoffeigenschaften, sondern kann ebenso steuernde Funktionen der Geschäftsprozesse in der Logistik übernehmen.
Mit der Durchführung einer Materialzuordnung wird eine Verknüpfung zwischen EHS- und Materialstammdaten erstellt. Über diese Verbindung haben die Logistikkomponenten Zugriff auf die zugehörige Spezifikation und dessen Stoffeigenschaften, welche somit in Ihrem SAP PLM Prozess genutzt werden können.
Anforderungen an die Logistik-Integration:
- Steuerung der Geschäftsprozesse in der Materialwirtschaft
- Steuerung der Geschäftsprozesse in der Produktion
- Steuerung der Geschäftsprozesse im Vertrieb
- Steuerung der Geschäftsprozesse in der Lagerverwaltung
- Steuerung der Geschäftsprozesse im Qualitätsmanagement
Die Spezifikation-Material-Zuordnung ist der Ausgangspunkt für die Integration von EHS in die Logistik. Das Kernobjekt der logistischen Prozesse ist das Material, welches bestellt, gelagert oder gefertigt wird. Das Kernobjekt aller EHS-Funktionen ist die Spezifikation, welche bewertet und freigegeben wird. In der Materialzuordnung in EHS findet die Kopplung der Kernobjekte beider SAP-Module – EHS und Logistik – statt.
Um die Lagerverwaltung in EHS einzubinden ist es notwendig den Gefahrstoffstamm zu benutzen, welcher die gefährlichen Stoffeigenschaften von EHS an das Material bindet.
Die nachfolgende Abbildung zeigt den Zusammenhang zwischen den einzelnen SAP Logistikmodulen und SAP EHS:
>> MM-Schnittstelle – Steuerung der Materialwirtschaft aus SAP EHS
SAP EHS stellt eine zentrale Datenbasis für umwelt- und sicherheitsrelevante Stoffeigenschaften dar. Die Basis eines Materials ist immer ein Material selbst oder eine Zusammensetzung von Stoffen, somit sind Stoffeigenschaften immer einem oder mehreren Materialien zugeordnet. Der Materialstamm wird folglich indirekt um umwelt- und sicherheitsrelevante Informationen in EHS erweitert.
Nun verwenden viele logistische Prozesse den Materialstamm als Datenbasis für Materialdaten. Um Daten aus EHS einzubinden, kann es notwendig sein EHS mit dem Materialstamm abzugleichen.
Anforderungen an die Integration von EHS in die Materialwirtschaft:
- Steuerung von logistischen Prozessen mit EHS-Datenbasis über den Materialstamm
- Konsistenz der Informationen in EHS und Materialstamm
Ein Material welches im Materialstamm angelegt ist, wird über eine Materialzuordnung einer Spezifikation zugeordnet. Über diese Zuordnung können EHS-Informationen im Materialstamm abgebildet werden. Zu individuell definierten Zeitpunkten werden die Daten von EHS auf den Materialstamm gemappt (z.B. beim Speichern der Spezifikation). Eine Konsistenz der Daten zwischen EHS und Materialstamm wird erreicht.
>> Integration PP-PI-Schnittstelle – Steuerung der Materialwirtschaft aus SAP EHS
Die Produktion als logistischer Prozess kann ebenfalls auf EHS-Daten zurückgreifen – sei es zur Ausgabe von umwelt- und sicherheitsrelevanten Daten auf Produktionsdokumenten oder zur Steuerung des Produktionsprozesses. Hierzu kann die Rohstofffreigabe in SAP EHS hilfreich sein, um Aufschluss über die Verwendbarkeit des Rohstoffes im Unternehmen zu geben. Werden Stoffe als zu gefährlich für die Produktion im Unternehmen eingestuft – sei es aufgrund rechtlicher oder unternehmensinterner Beweggründe – darf die Produktion für das als gefährlich eingestufte Material nicht durchgeführt werden. Ein Hinweis oder eine Fehlermeldung an geeigneter Stelle kann den weiteren Verlauf des Produktionsprozesses beeinflussen.
Anforderungen an die Integration von EHS in die Produktion:
- Prüfung auf Produktionsfreigabe des Rohstoffes in EHS
- Ausgabe von Warnungen an geeigneter Stelle
- Ausgabe von Fehlermeldungen an geeigneter Stelle
- Mailversand im Fehlerfall an definierte Organisationseinheiten
- Sperrung der Produktionsfreigabe bei fehlender Rohstofffreigabe
- Andruck von EHS-Informationen auf Produktionsdokumenten (z.B. GHS-Piktogramme, Gefahren- und Sicherheitshinweise im Prozessauftrag)
Die im Rahmen der SAP EHS Einführung implementierte Rohstofffreigabe setzt unter anderem die Freigaben auf Produktionsebene. Mit unterschiedlichen Kombinationen können Rohstofffreigaben nicht nur für einen spezifischen Rohstoff bzw. die Spezifikation an sich gesetzt werden, sondern auch auf den Ebenen des Werks oder der Fertigungsanlage gesetzt werden. Zu unterschiedlichen Zeitpunkten der Prozessauftragsverarbeitung kann über die Materialkomponenten und der Fertigungsanlage der Freigabestatus der Materialien in EHS geprüft werden. In Abhängigkeit individueller Fehlerbehandlung kann der Prozessauftrag zur Verarbeitung gesperrt oder fortgeführt werden.
Beim Druck des Fertigungsauftrags können die GHS-Kennzeichen und andere EHS-Informationen zu den einzelnen Materialien der Fertigungsstückliste angedruckt werden.
Beispielhafter Prozess einer kontinuierlichen EHS-Prüfung in der Prozessauftragsverarbeitung:
>> Intergration SD: Meldung eines Gefahrguts in Vertriebsdokumenten
Jedes Gefahrgut ist stets ein Gefahrstoff – umgekehrt gilt dies jedoch nicht. Um SAP diese Information mitzuteilen, kann EHS neben den gefährlichen Stoffeigenschaften auch Gefahrgutdaten speichern. So werden diese Daten abhängig vom Gültigkeitsraum abgelegt und es kann auf die UN-Nummern, Verpackungsgruppen und sonstige Gefahrgutinformationen zugegriffen werden. Auch die Abbildung von Gefahrgutvorschriften ist möglich.
Anforderungen an die Integration von EHS in den Vertrieb:
> Meldung im Vertriebsbeleg bei Existenz eines Gefahrguts
Die Prüfung auf Existenz eines Gefahrguts in Vertriebsbelegen (z.B. im Kunden- oder Transportauftrag) benötigt die Gefahrgutdaten aus SAP EHS – wie z.B. die UN-Nummer. Sobald ein als Gefahrgut gekennzeichnetes Material in den Positionen eines Vertriebsbelegs vorhanden ist, zeigt eine Meldung in SAP, dass es sich womöglich um einen Gefahrguttransport handelt.
>> Integration WM: Einlagerung und Zusammenlagerungsprüfung (LGK, WGK, sowie Feuerwehrliste)
LGK – Lagerklassen: Die Definition von Lagerklassen dient zur näheren Klassifizierung der Gefahrenmerkmale von lagernden Stoffen (z.B. explosionsgefährlich). Anhand dieser Lagerklassen wird die Erlaubnis für eine Zusammenlagerung nach TRGS 510 erteilt oder nicht. Ein Zusammenlagerungsverbot soll verhindern, dass zusammengelagerte Stoffe im Ausnahmefall eine gefährliche Reaktion hervorrufen. Die Einstufung erfolgt in Lagerklassen von 1 bis 13 (mit jeweiligen Unterklassen und näheren Gefährdungsklassifizierungen).
WGK – Wassergefährdungsklassen: Neben der Einstufung anhand Lagerklassen wird die Einstufung von lagernden Stoffen anhand deren wassergefährdenden Eigenschaften gemäß §19g Abs. 5 des Wasserhaushaltsgesetzes (WHG) vorgesehen. Die Einstufung erfolgt in die Wassergefährdungsklassen WGK 0 bis WGK 3 (von nicht wassergefährdend bis stark wassergefährdend).
Feuerwehrliste: Die Feuerwehrliste dient zu Informationszwecken der Feuerwehr im Störfall. In dieser Liste werden die gelagerten Gefahrstoffe eines Lagerabschnitts (Lagernummer, Lagertyp, Brandabschnitt, usw.) und die gelagerte Menge dargestellt.
Anforderungen an die Integration von EHS in die Lagerverwaltung:
- Steuerung der Einlagerung in Bezug auf
- LGK
- WGK (mit aktueller Auslastung)
- Zusammenlagerung anhand LGK
- eigene Kriterien zur Einlagerungssteuerung
- Erstellung einer Feuerwehrliste
Ausgangspunkt für die standardisierten Einlagerungsprüfungen in SAP EHS stellt der Gefahrstoffstamm dar, welcher die Gefahrstoffinformationen aus EHS bündelt. Bei Aktivierung der erweiterten Gefahrstoffprüfung für die Lagerverwaltung prüft EHS auf erlaubte LGKs, WGKs und ein bestehendes Zusammenlagerungsverbot. Eine Definition von eigenen Einlagerungsprüfungen erlaubt eine Realisierung von unternehmensinternen Anforderungen (z.B. Auslastung von Brandabschnitten mit wassergefährdenden Stoffen). Mit der Definition von eigenen Lagereinschränkungen können unternehmensinterne Prüfschemata definiert werden, die bei der Einlagerung bzw. Zusammenlagerung durchlaufen werden.
Die Feuerwehrliste des SAP EHS Standards kann nur mit den Funktionen von EHS in EWM (Extended Warehouse Management) genutzt werden. Ohne EWM muss die Feuerwehrliste als Lösung implementiert werden. Informationen bezüglich LGK und WGK werden aus dem Gefahrstoffstamm übernommen.
>> Integration QM: Generierung von Prüfplänen aus SAP EHS heraus
SAP EHS speichert in den Stoffeigenschaften ebenfalls QM-prüfrelevante Daten, z.B. physikalisch-chemische Eigenschaften oder Prüfvorgänge. Bei der Erzeugung von Prüfplänen kann auf diese EHS-Daten zurückgegriffen werden, um die Prüfplanerzeugung zu beschleunigen und eine höhere Datenqualität zu erhalten. Über die Stoff-Workbench in EHS kann nach der SAP EHS Einführung eine Prüfplanerstellung für ein oder mehrere Stoffe automatisch durchgeführt werden.
Anforderungen an die Integration von EHS in QM:
> Automatische Prüfplangenerierung aus EHS
Bei der Erstellung eines Prüfplans aus EHS heraus, werden über die Konfiguration der QM-Schnittstelle, die Mappingfelder der EHS-Stoffeigenschaften zu den qualitativen und quantitativen Stammprüfmerkmalen in QM vorgenommen. Der Prüfplankopf, die Vorgänge, die Materialzuordnung sowie die Prüfmerkmale können dadurch automatisch aus EHS heraus gefüllt werden.