Dokumenteninfosatz – DIS

In SAP, ein global führendes Unternehmen für Unternehmenssoftware, wird der Begriff „Dokumenteninfosatz“ (DIS) im Kontext des Dokumentenmanagements und Informationsmanagements verwendet. In SAP ERP-Systemen, insbesondere im Modul SAP Document Management System (DMS), bezieht sich der Dokumenteninfosatz auf eine Dateneinheit, die Informationen über ein Dokument oder eine Datei enthält. Hier ist eine spezifische Erläuterung des Dokumenteninfosatzes in SAP:

Dokumenteninfosatz (DIS) in SAP:

  1. Referenz auf Dokumente: In SAP DMS enthält der Dokumenteninfosatz Verweise auf die im System gespeicherten Dokumente. Diese Dokumente können unterschiedliche Arten haben, wie technische Zeichnungen, Handbücher, Verträge, Bilder und mehr.
  2. Metadaten: Der DIS enthält wichtige Metadaten oder Attribute, die das Dokument beschreiben. Dies kann Informationen wie Dokumententitel, Version, Verfasser, Erstellungsdatum, Dateigröße und mehr umfassen.
  3. Speicherort: Der Dokumenteninfosatz kann Informationen zum physischen oder virtuellen Speicherort des Dokuments innerhalb des SAP-Systems bereitstellen. Dies erleichtert das Auffinden und Abrufen des Dokuments.
  4. Zugriffsrechte und Berechtigungen: Innerhalb des Dokumenteninfosatzes können die Zugriffsrechte und Berechtigungen festgelegt werden, um zu definieren, wer auf das Dokument zugreifen darf und welche Aktionen (lesen, bearbeiten, löschen usw.) durchgeführt werden dürfen.
  5. Versionsverwaltung: In SAP DMS wird oft eine Versionsverwaltung genutzt. Der DIS kann Informationen über verschiedene Versionen desselben Dokuments enthalten, um Änderungen und Revisionen zu verfolgen.
  6. Lebenszyklusstatus: Der Lebenszyklusstatus eines Dokuments kann im DIS festgehalten werden, um den aktuellen Stand des Dokuments im Geschäftsprozess anzuzeigen, beispielsweise „in Bearbeitung,“ „genehmigt,“ „veröffentlicht“ oder „archiviert.“

Der Dokumenteninfosatz in SAP ist ein entscheidendes Werkzeug für die Dokumentenverwaltung in Unternehmen. Er ermöglicht die strukturierte Erfassung und Verwaltung von Dokumenteninformationen, trägt zur Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften bei und erleichtert die Suche und den Zugriff auf Dokumente im gesamten SAP-System. Unternehmen verwenden SAP DMS, um ihre Dokumentenprozesse effizienter zu gestalten und die Dokumentensicherheit zu gewährleisten.