KI-gestützte Verarbeitung von Sicherheitsdatenblättern (SDB) in SAP EHS
In der chemischen, pharmazeutischen und produzierenden Industrie sind korrekt verarbeitete und stets aktuelle Sicherheitsdatenblätter essenziell – für Sicherheit, Umweltschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Die manuelle Erstellung und Verarbeitung von SDBs stellt Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen: von zeitintensiven Erfassungsprozessen über fehleranfällige Übertragungen bis hin zu ständig wechselnden regulatorischen Anforderungen. Hinzu kommen unterschiedliche Formate, Sprachen und länderspezifische Vorgaben, die eine konsistente und zuverlässige Verarbeitung erschweren.
Unsere automatisierte, KI-basierte Lösung unterstützt den Kunden beim effizienten Management von Sicherheitsdatenblättern: Vom Upload über die Datenextraktion bis zur strukturierten Integration in SAP EHS – alles vollautomatisch und revisionssicher.
>> So reduzieren Sie manuelle Aufwände, minimieren Fehlerquellen und gewährleisten gleichzeitig eine durchgängige Compliance und hohe Prozesssicherheit.
Intelligente Algorithmen extrahieren SDB-Daten aus PDF-Dateien, validieren sie regelbasiert und übertragen sie strukturiert in Ihr SAP EHS-System – für maximale Produktsicherheit, Effizienz und Gesetzeskonformität.
>>Auf den Punkt gebracht.
„KI trifft Compliance: Automatisierte Verarbeitung von Sicherheitsdatenblättern in SAP EHS“
Warum manuelle SDB-Verarbeitung nicht mehr zeitgemäß ist
In der Praxis zeigt sich bei der manuellen Verarbeitung von Sicherheitsdatenblättern eine Vielzahl von Schwierigkeiten, die Zeit, Ressourcen und Qualität betreffen:
- Die manuelle Erfassung von SDB-Inhalten ist äußerst zeitintensiv.
- Qualifiziertes Fachpersonal muss für einfache Übertragungsaufgaben eingesetzt werden.
- Copy-Paste-Fehler und Tippfehler führen häufig zu fehlerhaften Daten.
- Unterschiedliche Dateiformate und Sprachen erhöhen das Risiko von Übertragungsfehlern.
- Nationale und internationale Vorschriften (z. B. EU, USA, China) unterscheiden sich erheblich.
- Gesetzliche Vorgaben und Chemikalienverordnungen ändern sich regelmäßig und müssen laufend aktualisiert werden, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.
- Sicherheitsdatenblätter liegen überwiegend im PDF-Format vor, was eine automatische Auswertung erschwert.
- Die strukturierte Verwaltung von SDB-Daten in SAP EHS, z. B. in der Stoff-Workbench, ist aufwendig und fehleranfällig.
- Es bestehen oft keine direkten Verbindungen zwischen externen Datenquellen und SAP EHS.
- Der Import erfolgt meist manuell oder über uneinheitliche Zwischenlösungen.
- Die Eigenschaften und Bewertungen im Eigenschaftsbaum müssen regelmäßig an den aktuellen Stand der regulatorischen Anforderungen manuell angepasst werden.
Unsere Lösung: KI-basierte SDB-Verarbeitung für SAP EHS
Mit unserer KI-basierten Lösung smart-plm [LieferantenSDB] automatisieren Sie die Verarbeitung von Sicherheitsdatenblättern – von der intelligenten Analyse über die strukturierte Aufbereitung zur nahtlosen Integration in SAP EHS. Relevante Inhalte werden erkannt, in standardisierte Formate wie SDSCOM XML oder JSON umgewandelt und vollständig automatisiert in Ihr SAP-System übertragen.
„Die technische Grundlage dafür bildet der SdbHub, eine leistungsstarke KI-Plattform unseres Partners Datalyxt – spezialisiert auf intelligente Dokumentenverarbeitung im Chemie- und SAP-Umfeld.“
In 5 Schritten zum Erfolg:
- Einfacher Upload
Der Empfänger lädt das Sicherheitsdatenblatt direkt in SAP hoch. Dabei wird automatisch ein Datensatz im Dokumentenmanagementsystem erstellt, in dem das Original-PDF sicher und revisionssicher abgelegt wird. - KI-basierte Analyse & Konvertierung
Über einen Webservice wird das PDF an SdbHub übertragen. Die Analyse-Funktion des SdbHub erkennt relevante Inhalte und konvertiert sie automatisiert in ein strukturiertes SDSCOM XML– ein standardisiertes Austauschformat für Sicherheitsdatenblätter – oder alternativ in ein JSON-Format um. - Automatische Rückübertragung & zentrale Ablage
Die konvertierten Daten werden automatisch an SAP zurückgesendet, bereitgestellt und im zugehörigen Dokumenteninfosatz zentral abgelegt – ganz ohne manuellen Aufwand. - Intelligente Interpretation & Buchungsvorschläge
Unsere KI-gestützte Lösung liest die strukturierte Datei aus, gleicht die Inhalte mit der EHS-Stoffdatenbank ab und erstellt automatisch Buchungsvorschläge. Verantwortliche prüfen und genehmigen diese mit wenigen Klicks. - Automatisches SAP-Update
Nach Freigabe werden die neuen oder geänderten Informationen automatisch im SAP EHS-System gespeichert – im sogenannten Eigenschaftsbaum des jeweiligen Stoffs. So bleiben alle Daten strukturiert, sicher und nachvollziehbar.
Sie wollen sich beraten lassen? Vereinbaren Sie ein kostenloses Informationsgespräch.
Ihre Vorteile im Überblick
- Intelligente Dokumentenerkennung
SdbHub liest Sicherheitsdatenblätter aus PDF-Dateien aus und extrahiert automatisch alle relevanten Informationen zu Gefahrstoffen – wie Inhaltsstoffe, Gefahrenkennzeichnungen, Lagerbedingungen, physikalisch-chemische Eigenschaften und Entsorgungshinweise - Hohe Extraktionsgenauigkeit
Dank KI-gestützter Analyse erzielt SdbHub eine hohe Datenqualität und reduziert manuelle Nacharbeitungen, sowie potentielle Übertragungsfehler deutlich. - Fehlerreduktion
Automatisierte Plausibilitätsprüfungen und standardisierte Prüfregeln sorgen für eine zuverlässige Datenverarbeitung mit minimalem Fehlerpotential. - Automatisierte Buchung
Die extrahierten Informationen werden direkt in SAP EHS verbucht – vollautomatisch und ohne manuelle Eingriffe. Buchungsbelege und Datenzuordnungen erfolgen regelbasiert. - Effizienzsteigerung
Die Kombination aus automatisierter Datenerkennung und direkter SAP-Verbuchung verkürzt Bearbeitungszeiten erheblich und senkt die Prozesskosten nachhaltig. - Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Die präzise, vollständige Erfassung aller SDB-relevanten Informationen gewährleistet die Einhaltung internationaler Vorschriften und interner Compliance-Richtlinien. - Compliance & Audit-Sicherheit
Jeder Verarbeitungsschritt wird automatisch dokumentiert – für maximale Transparenz und Revisionssicherheit. - Kundenspezifisch einstellbare Datenzuordnung und Verbuchung
Die extrahierten Daten lassen sich flexibel den relevanten SAP EHS-Feldern zuweisen – individuell konfigurierbar je nach Bedarf. - Nahtlose SAP-Integration (SAP ECC 6.0 & SAP S/4HANA)
Volle Kompatibilität mit SAP ECC 6.0
Technischer Überblick zur Integration
Unsere Lösung lässt sich flexibel in die bestehenden IT-Landschaften des Kunden integrieren, ohne dass eine Client-Installation notwendig ist.
ABAP-basierte Lösung – keine Client-Installation notwendig
Offene, erweiterbare Architektur – ideal für kundenspezifische Anpassungen
Installation möglich: On-Premise oder in privater Cloud
Nutzung von SAP-Standarddatenstrukturen – zukunftssicher & wartbar
Offene, erweiterbare Architektur – ideal für kundenspezifische Anpassungen
Optimistisches Sperrkonzept – gleichzeitiger Zugriff mehrerer Nutzer möglich
