// smart-plm [documents] – Abo Funktion
smart-plm [documents] bietet eine Abo-Funktion für SAP-Dokumente. Der Benutzer setzt ein Abonnement zu einem Dokumentinfosatz. Bei Änderungen am Dokument durch andere User, erhält der Abonnent eine entsprechende E-Mail. Das Abo kann auch auf Ordner gesetzt werden.
In diesem Fall informiert das System, wenn Dokumente hinzukommen, gelöscht oder verschoben werden. Was aber, wenn zu dem Dokument eine neue Version in SAP erstellt wird? Selbstverständlich hat der User diverse Einstellmöglichkeiten zum Abo:
- nur bei Änderung an den Metadaten
- nur bei Änderung am Dokumentinhalt (Original)
- bei Änderung am Verknüpften Dokument (Objektverknüpfung)
- nur die aktuelle Version oder auch die nachfolgenden Versionen überwachen
- Benachrichtigung 1x täglich oder sofort bei jeder Änderung
// smart-plm [documents] – Integration von Archive Link / Business Document Service
Strukturell basiert smart-plm [documents] auf dem SAP DMS und verwendet die Datenstrukturen Dokumentinfosatz, Dokumentstückliste sowie das SAP-Klassensystem. Viele SAP-Systeme sind historisch gewachsen, sodass auch Dokumente in SAP über verschiedene Techniken abgelegt werden. Der Anwender möchte aber eine Auftragsbestätigung über den gleichen Weg finden können, wie eine Konstruktionszeichnung.
Der User möchte einen zentralen Einstieg, um an Dokumente zu kommen. Aus diesem Grund integriert smart-plm [documents] ab sofort auch Dokumente, die über Archive Link abgelegt wurden, sowohl in den Verzeichnisbaum als auch in die Suche. Sie können somit bspw. eine Dokumentakte zur Bestellung aufbauen. Sie verwalten darin die Dokumente primär als Dokumentinfosätze.
Die durch Formulartechnik erzeugte Auftragsbestätigung, wird unabhängig vom SAP DMS automatisiert als Business Document abgelegt. smart-plm [documents] zeigt die Auftragsbestätigung als virtuellen Knoten im Verzeichnisbaum an.
Nachfolgender Screenshot zeigt ein ähnliches Beispiel als Akte zum Prüflos:
// smart-plm [documents] – automatische Zeichnungs-/Dokumentenintegration in Einkaufsbelege
Ein weiteres, optionales Feature von smart-plm [documents] ist die automatische Zeichnungsintegration bzw. Dokumentintegration in die SAP-Einkaufsbelege (z.B. Anfrage, Bestellung, Kontrakt, …).
Wird z.B. bei der Anlage einer neuen oder Änderung einer bestehenden Bestellung ein Material zur Bestellposition hinterlegt, so integriert unser Addon automatisch die aktuell zum Material verknüpfte, höchste freigegebene Version des (Zeichnungs-)Dokumentes in die jeweilige Bestellposition.
Dies ermöglicht die weitere Nutzung der zur Bestellposition verknüpften Dokumente z.B. im nachfolgenden Bestelldruck bzw. grundsätzlich in der Nachrichtensteuerung und unterstützt somit einen effizienten, fehlerfreien und nachvollziehbaren Einkaufsprozess.
