Der Kunde
Die Fehrer Gruppe konzentriert sich in und außerhalb Europas auf Fahrzeugkomponenten und beliefert als einer der marktführenden Spezialisten für Komfort im Fahrzeuginnenraum alle namhaften Automobilhersteller. Mit 3800 Mitarbeitern gestaltet die Fehrer Gruppe von Sitzpolstern, Verkleidungs- und Strukturteilen, Mittelarmlehnen bis hin zu Konsolen und Seitenteilen Produkte, die für hochwertige Fahrzeuginnenräume sowie Karosserien maßgebend sind.
Der Projektüberblick
Vorher
- Hoher zeitlicher Aufwand und lange Durchlaufzeiten. Zeichnungsfreigaben können bis zu mehreren Tagen dauern
- Papiergestützter Freigabeprozess
- Vertreterregelungen schwierig zu organisieren
- Die, durch den Freigabeprozess, entstandenen TIF-Dokumente sind nur mäßig verfügbar
Nachher
- Alle laufenden und abgeschlossenen Freigabeprozesse sind vollständig im SAP DMS nachvollziehbar
- Eine durchgängige Historie im SAP DMS ist gewährleistet
- Zeiteinsparung gegenüber manuellem Prozess
- Für Konstrukteure ist erstmals ein geschlossener Prozess möglich. Jederzeit ist für den Konstrukteur der aktuelle Status seiner CAD-Zeichnung im SAP DMS einsehbar
- Durch zusätzliche Versendung von Outlook E-Mails können die Verantwortlichen jederzeit einsehen, ob neue CAD-Zeichnungen zur Freigabe bereitstehen
- Für Mitarbeiter sind nun mehrere Quellen zur Information einsehbar:
- SAP DMS
- SMARTEAM
- Document Publisher
- PDF in guter Qualität
- Signifikante Reduzierung der Papierflut
Projektziele:
- Automatisierte Anlage und Änderung von CAD-Zeichnungen als Dokumenteninfosätze in SAP DVS via IDoc.
- Parallelisierter Freigabeprozess
- Automatisierte Rückmeldung von SAP DMS an SMARTEAM bei prozessrelevanten Daten, wie z. B. Statusänderungen oder Materialverknüpfungen via IDoc
- Automatisierte Benachrichtigung und eine daraus resultierende Abarbeitung des Freigabeprozesses
- Die Schaffung eines durchgängigen Informationsflusses
- Automatisierte Anlage und Änderung von CAD-Zeichnungen als Dokumenteninfosätze in SAP DVS via IDoc.
- Parallelisierter Freigabeprozess
- Automatisierte Rückmeldung von SAP DMS an SMARTEAM bei prozessrelevanten Daten, wie z. B. Statusänderungen oder Materialverknüpfungen via IDoc
- Automatisierte Benachrichtigung und eine daraus resultierende Abarbeitung des Freigabeprozesses
- Die Schaffung eines durchgängigen Informationsflusses
Die Lösung
Der neu implementierte Geschäftsprozess dient der workflowgestützten Zeichnungsfreigabe in SAP DMS:
- die in SMARTEAM abgelegten CAD-Zeichnungen werden automatisiert via IDoc an SAP DMS übergeben und hier als neue Dokumenteninfosätze (bzw. neue Dokumentenversion) angelegt oder bei bereits existierenden Dokumenteninfosätzen anhand der übergebenen Daten über das IDoc abgeändert. SMARTEAM ist hierbei das führende System.
- Änderungen an einen bestehenden Dokumenteninfosatz in SAP DMS, wie z. B. Anlage einer Objektverknüpfung werden unmittelbar an SMARTEAM, via IDoc, zurückgemeldet.
- innerhalb des workflowgesteuerten Freigabeprozesses im SAP Dokumentenmanagement werden unterschiedliche Freigabeschritte durchlaufen. Die Möglichkeiten hierbei erstrecken sich über:
- Schnelle Freigabe durch den Sachbearbeiter
- Einfache Freigabe Schritt für Schritt, über verschiedene Abteilungen hinweg
- Parallelisierte Freigabe
- welche tatsächlichen Bearbeiter neben dem Sachbearbeiter für den Prozess zuständig sind, wird ebenso im Dokumenteninfosatz von SAP DMS gespeichert
- bei jedem abgeschlossenen Freigabeschritt erhält SMARTEAM einen Info-IDoc, von SAP DMS, über die Statusänderung im Dokumenteninfosatz, um auch in SMARTEAM eine durchgängige Protokollierung der Freigabeschritte zu erreichen.
- zusätzlich wird sowohl ein Info-IDoc an SMARTEAM als auch eine Info-E-Mail an den Sachbearbeiter des Dokumenteninfosatzes versendet, sobald der Dokumenteninfosatz die Endfreigabe erreicht hat und somit der Geschäftsprozess abgeschlossen ist. Alle noch aktiven Workitems werden beendet.
- berücksichtigt wurde auch das Ablehnen eines Dokumenteninfosatzes, sodass sämtliche aktiven Workitems umgehend beendet werden, sobald der Status „Endabgelehnt“ in SAP DMS gesetzt wird.
Auch Vorgängerversionen werden beachtet. Das heißt, wird eine neue Version eines vorhandenen Dokumenteninfosatzes angelegt, wird zunächst überprüft, ob bereits eine vorherige Version mit dem Status „Endfreigabe“ existiert. Ist dies der Fall, wird die Vorgängerversion auf den Status „Obsolet“ umgesetzt