Synchronisierung der SAP-Dokumente mit Microsoft SharePoint Online
Legen Sie ihre Dokumente wie z.B. Fertigungszeichnungen, 3D-Visualisierungen oder Protokolle als Originale zu einem Dokumentinfosatz in SAP ab? Oder verwalten Sie sogar ganze Ordnerstrukturen in SAP?
Möchten Sie diese Dokumente aus SAP nach Microsoft SharePoint Online replizieren?
Sie suchen eine Schnittstelle die SharePoint Online und SAP dahingehend vereint?
SAP Dokumente sollen MS SharePoint Online zur Verfügung gestellt werden
Die Digitalisierung immer komplexer werdender Produkte erhöht die Anzahl der produktrelevanten Dokumente.
Haben Ihre Facharbeiter z.B. aus der Produktion keinen eigenen SAP-Zugang, sind aber auf im SAP abgelegte Informationen und Dokumente angewiesen?
Oder benötigen externe Mitarbeiter, Partner oder Kunden produktrelevante Informationen und Dokumente (z.B. Fertigungszeichnungen, Änderungsdokumentation, …) aus SAP?
Die Einrichtung zusätzlicher SAP-Zugänge kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein, darunter Lizenzkosten, zeitaufwändige Einrichtung und regelmäßige Schulungen. Aus diesem Grund ist es oft notwendig, die benötigten Informationen und Dokumente aus SAP für Beteiligte ohne eigenen Zugang anderweitig bereitzustellen.
Dabei ist zu beachten, dass zum Zeitpunkt des Arbeitsablaufs, in dem die Inhalte benötigt werden, die jeweiligen Dokumente fertig aufbereitet und in der aktuell gültigen Form vorliegen und einfach zu finden sind.
>> Unsere Lösung
Unsere Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, Dokumentinfosätze und sogar die gesamte Ordnerstruktur mitsamt den Dokumentoriginalen und den Metadaten problemlos nach SharePoint Online zu synchronisieren.
VORTEILE DER MICROSOFT SHAREPOINT ONLINE INTEGRATION IN SAP:
- SharePoint Online Anwender können ohne SAP Zugang auf SAP Dokumente zugreifen
- Bei bereits übermittelten Dokumenten ins SharePoint Online ist eine permanente Verbindung nicht mehr notwendig
- Alle zusätzlichen Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft SharePoint Online können genutzt werden z. B. das Teilen mit externen Anwendern von einzelnen Dokumenten, die Einbettung von Office-Dokumenten in die SharePoint Online-Websites und die integrierte Volltextsuche
- SharePoint Online Anwender können ohne SAP Zugang auf SAP Dokumente zugreifen
- Bei bereits übermittelten Dokumenten ins SharePoint Online ist eine permanente Verbindung nicht mehr notwendig
- Alle zusätzlichen Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft SharePoint Online können genutzt werden z. B. das Teilen mit externen Anwendern von einzelnen Dokumenten, die Einbettung von Office-Dokumenten in die SharePoint Online-Websites und die integrierte Volltextsuche
Anwendungsfall aus der Praxis:
„Fertigungszeichnungen bei wachsender Stückliste für Fertigung/Montage bei konstruktiver Freigabe zur Verfügung stellen“
In einem Anwendungsfall aus dem Maschinen-/Anlagenbau müssen den Fertigungsmitarbeitern die fertigungsrelevanten Dokumente zur Verfügung gestellt werden, sobald die jeweilige Baugruppe konstruktiv freigegeben ist („wachsende Stückliste“). Um die benötigten Dokumente im SAP-System zu ermitteln, müssten die Mitarbeiter der Fertigung einen SAP-Zugang besitzen, speziell geschult werden und immer aktiv im SAP auf die Suche nach den Dokumenten gehen.
Auch bei anderen Anwendungsfällen, bei denen z.B. externe Mitarbeiter Partner oder Kunden aus Sicherheits- oder Kostengründen keinen eigenen SAP-Zugang bekommen, müssen benötigte Informationen und Dokumente zu einem gewissen Zeitpunkt im Arbeitsablauf fertig aufbereitet und in der aktuell gültigen Form in Microsoft SharePoint Online bereitgestellt werden.
Top-Baugruppe inklusive der darunterliegenden Struktur und den zugehörigen Dokumentoriginale aus SAP
Anzeige von Dokumenten und Ordnern in SharePoint Online
Einfacher ist es die Dokumente aus SAP gezielt zum Zeitpunkt der Freigabe auf einer benutzerfreundlichen Plattform ( in diesem Fall SharePoint Online ) zur Verfügung zu stellen, sodass das richtige Dokument- zur richtigen Zeit
- im richtigen Format
- zu den jeweils günstigsten Kostenzuverlässig bei den Mitarbeitern oder bei externen Mitarbeitern, Partnern oder Kunden landet.
