SAP Reklamationsabwicklung von Lieferungen im QM

Der Kunde

Die ZARGES GmbH, ein weltweit tätiges Unternehmen mit ca.1.600 Mitarbeiter(innen) und 7 Produktionsstätten in Europa gehört zur ZARGESTUBESCA-Gruppe.

Ein führendes Unternehmen mit innovativen Technologien und wachsender Erfahrung mit dem hochwertigen Material „Aluminium“, etabliert in drei großen Geschäftsbereichen:

Steigen/Verpacken
Transport
Lagerung/Spezialkonstruktion

„Wir suchten nach einer Möglichkeit Lieferreklamationen umfassend, vollständig und auch so früh wie möglich zu erfassen, sowie direkt bearbeiten und analysieren zu können. Aus diesem Grund haben wir uns für Qualitätsmeldungen in SAP QM entschieden. Da der SAP Standard unsere Anforderungen nur teilweise abdeckte, bedienten wir uns der kompetenten Hilfe der smart-plm Aigner GmbH & Co. KG.

Mit der hier entstandenen Lösung erfahren wir eine wesentliche Optimierung der Reklamationsabwicklung im SAP QM Umfeld und werden die Funktionen, mit Unterstützung der smart-plm Aigner GmbH & Co. KG weiter ausbauen.“

Der Projektüberblick

Vorher

Reklamationen mussten manuell erfasst werden. ( z.B. Transportschäden)
Informations– und Zeitverlust!
Keine Überwachung kostenloser Lieferungen bei reklamierten Waren.
Keine zeitnahe Erfassung des reklamierenden Partners (z.B. Meldender) durch den Vertrieb.
Fehlender Ansprechpartner!

Nachher

Steigerung des Kundenservice und der Kontrolle.
Bessere Auswertbarkeit!
Kompletter Bezug zum Folgebeleg.
Reklamationserfassung durch den Vertrieb direkt im Kundenauftrag.
Anstoß von Folgeprozessen und Belegen zur Auswertung aus der Meldung.
Erhöhter Informationsfluss und Nachverfolgung!
Einfache Steuerung von Funktionen über die Aktivitätenleiste der Q-Meldung.
Optimierte Reklamationsabwicklung!

Die Herausforderung

Die Lieferreklamationen in SAP QM – Qualitätsmanagement sollten umfassend und vollständig analysiert werden, dabei war eine frühzeitige Erfassung der Reklamation zum reklamierenden Partner beim ersten Kontakt wichtig.

Ziel sollte nicht nur die Erfassung sondern auch eine direkte Reklamationsabwicklung sein, sowie die Automatisierung des Reklamationsprozesses für mehr Qualität und Compliance in SAP QM.

Bisher erfolgte die SAP Reklamationsabwicklung vom Vertrieb über einen Laufzettel und daraus wurde eine kostenlose Lieferung im SAP QM System angestoßen. Nachverfolgung und Auswertbarkeit gingen verloren sowie Informationen des reklamierenden Partners.

Projektziele:

Prozessbezogene SAP Reklamationsabwicklung im QM – Umfeld

Automatisierte Benachrichtigungen an reklamierenden Partner

Einfaches und direktes Erfassen im SAP QM – System

Zusätzliche Informationen des Kunden

Anstoß von Folgeaktivitäten (z. B. Anlegen von Vertriebsbelegen) per Mausklick über Aktivitätenleiste

Schaffung einer übersichtlichen Auswertung und Bearbeitung

Automatisierte Übernahme von Informationen des Meldenden

Neue QM – Meldungsart, da der Standard nur einen Teil der Anforderung abdeckt

Die Lösung

Ziel ist ein Tool, das dem Vertrieb die Möglichkeit bietet, direkt über einen Kundenauftrag des reklamierenden Partners in SAP QM eine Reklamation über eine Q-Meldung (Qualitätsmeldung) durchzuführen.

Die Auftragsnummer als Bezugsobjekt, Vertriebsdaten, alle Auftragspositionen und Ansprechpartner werden in einer neuen Qualitätsmeldung in SAP QM übernommen und können dort überarbeitet werden. Über eine zusätzliche Sicht können Informationen zum Meldenden manuell erfasst bzw. durch Eingabe einer Kundenummer automatisch aus den Stammdaten übernommen und erweitert werden.

Über die angepasste Aktivitätenleiste in der Q-Meldung lassen sich ohne weiteres Folgebelege für unterschiedliche Belegarten, die über ein Auswahlfenster zur Auswahl stehen, anlegen bzw. bearbeiten. Markierte Auftragspositionen in der Q-Meldung werden in den neuen Folgebeleg übernommen.

Eine weitere Funktionalität der Aktivitätenleiste in SAP QM – Q-Meldung ist der E-Mail-Versand. Die Art der Nachricht wird über ein Auswahlfenster getroffen.

Die Daten des Meldenden und ein Standardtext werden automatisch als Vorschlag in die E-Mail übernommen und können ergänzt bzw. bearbeitet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer Freitexteingabe.

Der E-Mail-Versand, die Anlage und Bearbeitung von Folgebelegen werden als Maßnahme in der Q-Meldung fortgeschrieben und der Belegfluss zum Folgebeleg in SAP QM laufend aktualisiert.