SICHERE VERBINDUNG DER MICROSOFT-TEAMS-WELT MIT SAP DOKUMENTEN
Viele Unternehmen haben MS Teams und SAP im Einsatz. Microsoft Teams und SAP fungieren meist als siloartig stehende Systeme. Schlecht für die Unternehmen und nicht anwenderfreundlich.
Neben den elementaren Funktionen zur Kommunikation, ist im Rahmen der Kollaboration auch der Austausch von Dokumenten von zentraler Bedeutung. Einige Dokumente wie bspw. Konstruktionszeichnungen, liegen allerdings nicht in der Microsoft Cloud, sondern im SAP-System – meistens weiterhin on Premise.
„Deshalb haben wir nach Lösungen gesucht, um diese Lücke zu schließen und sind begeistert unseren Kunden zwei Ansätze anbieten zu können“ – so Christian Fürstinger, Produktmanagement SAP DMS Add-Ons bei smart-plm Aigner.
Wie sieht es in der Praxis aus
In der Praxis sieht es meist so aus, dass die Dokumentenverwaltung SAP als zentrales System nutzt. Um nun Insellösungen zu vermeiden und die Produktivität zu steigern haben wir hierfür zwei Lösungsansätze für die effiziente Nutzung von MS Teams und SAP entwickelt:
Lösung 1:
Dokumente können direkt im SAP-System für eine MS-Teams Gruppe frei gegeben werden. Jeder Microsoft Account, der dieser MS Teams Gruppe angehört, hat dadurch (lesenden) Zugriff auf die entsprechenden SAP-Dokumente.
Bei dieser Variante, werden die Dokumente im SAP-System und auf dem Content Server belassen. Über eine App, die sich als zusätzliche Registerkarte in MS Teams integriert, greifen berechtigte Anwender über Ihre Microsoft Accounts auf die freigegebenen Dokumente zu.
Lösung 2:
Flexible Schnittstelle zur Synchronisation von SAP Dokumenten mit Microsoft Sharepoint.
Ausleiten und duplizieren der Dokumente im MS Sharepoint online zu einem definierten Zeitpunkt (z. B. Statuswechsel im Dokument). So bietet sich die Möglichkeit den Zugang zu SAP Dokumenten zu erlangen ohne einen SAP Zugang zu besitzen. Mit Microsoft Sharepoint haben Sie eine Plattform, auf der SAP Dokumente bereitgestellt werden können und externe Nutzer darauf zugreifen können.
Dadurch wird eine Anzeige der Dokumente im Standard Teams Tab „Dateien“ ermöglicht:
Vorteile der Integration
- Direkter Freigabezugriff aus SAP
- Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Daten durch eine nahtlose, verschlüsselte Integration.
- Schützen Sie vertrauliche Informationen und ermöglichen Sie dennoch eine effiziente Zusammenarbeit.
- Anpassbare Freigabeberechtigungen
- Definieren Sie individuelle Freigabeberechtigungen für verschiedene Dokumente und Daten.
- Flexibilität, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
- Benutzerfreundlichkeit fördern
- Durch die Integration von SAP und MS Teams wird die Benutzerfreundlichkeit maximiert.
- Vereinfachen Sie den Zugriff auf Informationen und fördern Sie die Zusammenarbeit.
