Dokumentenflut im Griff: Mit SAP DMS zu mehr Effizienz und Sicherheit
Die Menge an Dokumenten in Unternehmen wächst stetig – und mit ihr die Herausforderung, alle relevanten Informationen effizient im Blick zu behalten. Jeder Beleg, jede E-Mail, jedes technische oder kaufmännische Dokument enthält wichtige Informationen, die in betriebliche Abläufe eingebunden werden müssen.
Genau hier setzt das SAP Document Management System (SAP DMS) an:
Es ermöglicht die zentrale Verwaltung und Bearbeitung sämtlicher Dokumente – unabhängig davon, ob sie aus SAP selbst, aus Microsoft Office, E-Mail-Programmen oder aus analogen Kanälen wie Fax oder Brief stammen.
Zentrale Dokumentenablage mit System
SAP DMS integriert sich vollständig in Ihr SAP-System und sorgt dafür, dass alle Dokumente strukturiert an einem zentralen Ort abgelegt werden. So haben Fachabteilungen, Projektteams oder das Management jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen – revisionssicher und datenschutzkonform.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale Ablage: Alle Dokumente an einem Ort, versionssicher und transparent.
- Effiziente Workflows: Kürzere Suchzeiten, schneller Zugriff auf aktuelle Informationen.
- Revisionssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Compliance-Richtlinien.
- Zeit- und Kostenersparnis: Weniger Papier, weniger manuelle Schritte, weniger Aufwand.
- Digitale Zukunftsfähigkeit: SAP DMS erfüllt die Anforderungen von Digitalisierung und Industrie 4.0.
Mit SAP DMS schaffen Sie eine solide Grundlage für ein digitales, durchgängiges Dokumentenmanagement. Informationen sind jederzeit und von überall verfügbar – für Einkauf, Entwicklung, Produktion oder Geschäftsleitung.
Das erleichtert Entscheidungen, erhöht die Transparenz und sorgt für messbare Effizienzgewinne im Arbeitsalltag.
Stimmen unserer Kunden im SAP DMS Umfeld
Erfolgsgeschichten unserer Kunden
smart-plm [documents]
Anwenderbericht Otto Bihler Maschinenfabrik
Im Jahr 2019 führte die Otto Bihler Maschinenfabrik SAP S4/HANA unternehmensweit ein, um eine zukunftsfähige Digitalisierungsstrategie zu verfolgen. Um die verschiedenen Abteilungen, angefangen von Business bis Engineering, effizient zu verbinden, setzt das Unternehmen auf das SAP-Addon smart-plm [documents]. Diese Lösung ermöglicht ein einheitliches SAP Dokumentenmanagement und verkürzt somit die Wege nah am Geschäftsprozess.
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smart-plm [documents]
Anwenderbericht Seidenader Maschinenbau
Der Einsatz des modernen Dokumentenmanagementsystems in SAP ermöglicht kürzere Bearbeitungszeiten ohne Mediensprünge sowie eine strukturierte Dokumentenablage mit bewährter Systematik. So sind benötigte Informationen abteilungsübergreifend schnell auffindbar. Es verwaltet und archiviert Dokumente aller Formate richtlinienkonform.
Dabei offenbart sich der volle Nutzen erst da, wo die Vorgänge über eine einheitliche Datenbasis unternehmensweit zur Verfügung stehen. Bei Seidenader zeigt sich dieser Wert besonders im Engineering, wo ein effizientes DMS zentraler Baustein eines zukunftsfähigen SAP PLM ist. Seidenader entschied sich für das SAP Addon smart-plm [documents].
Mehr erfahrenEin leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine workflowgestützte automatisierte Bearbeitung über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Von der Erstellung bis zur Ablage, vom Zugriff bis zur Archivierung. Durch die Integration von SAP DVS / SAP DMS in Ihr SAP System können Sie auf benötigte Dokumente, von jedem Arbeitsplatz aus, ohne Zeitverlust zugreifen.
Unser Leistungsportfolio für Sie in der SAP Dokumentenverwaltung
- SAP DMS Kompletteinführung – wir begleiten Sie von der Konzeption über die Realisierung, Produktivsetzung und anschließender Nachbetreuung
- SAP Easy DMS
- Beratung im Rahmen der Prozessoptimierung – Analyse und Harmonisierung der SAP Geschäftsprozesse (Integration aller Dokumente in die Geschäftsprozesse)
- Anpassung Ihrer spezifischen Prozesse
- Erarbeiten von Lösungsvorschlägen und Konzepten im Bereich Dokumentenmanagement und Workflow
- Planung, Umsetzung und Durchführung der Altdatenübernahme
- Erstellung von Migrationskonzepten
- Migration von Dokumenten und Originalen
- Dokumentationen und Tests Ihrer unternehmensspezifischen Lösungen im SAP DMS
- Wartung und Weiterentwicklung des bestehenden SAP DMS – Systems
- Programmierung individueller SAP DVS / SAP DMS – Lösungen – Erweiterungen
- Customizing, Konvertierung, Klassifizierung, Schnittstellen und Anbindung an externe Systeme, Webanbindung
- Erstellung eines Prototyps, zugeschnitten auf Ihre spezifischen Anforderungen
- Entwicklung von Reporting-, Dialog- und Workflowanwendungen
- …
=> Verschlankung, Beschleunigung und Kosteneinparung durch verbesserte Prozesskontrolle und Transparenz!
Unsere SAP-DMS-Lösungen im Überblick
SAP DMS
smart-plm [documents] – Ihr Ersatz für SAP Easy DMS
smart-plm [documents] ist ein ausbaufähiges, leistungsstarkes Dokumentenmanagement (DMS) Add-on für den schnellen Zugriff auf beliebig viele Dokumente. Gestaltet im vertrauten Windows-Umfeld bietet es Ihren Nutzern ein intuitives Erlebnis und sorgt für einen beeindruckenden Aha-Effekt.
SAP DMS
Adobe Sign und SAP - Signatur in minutenschnelle
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, indem Sie Adobe Sign mit Ihrem SAP-System vereinen. Diese leistungsstarke Schnittstelle ermöglicht einen automatisierten Austausch von SAP Dokumenten über Adobe Sign, wodurch nicht nur der Aufwand für die Benutzer signifikant reduziert wird, sondern auch die Anwenderakzeptanz gesteigert wird.
SAP DMS
Microsoft Teams und SAP Dokumente
Schließen Sie die Lücke zwischen Ihrem SAP System und Microsoft Teams. Mit dieser Integration werden Silos vermieden, und die Produktivität sowie die Benutzerfreundlichkeit werden erheblich gesteigert. Geben Sie Dokumente direkt aus SAP frei und fördern Sie die nahtlose Zusammenarbeit Ihrer MS Teams Gruppe.
SAP DMS
Materialstücklistendownload
Das SAP-Tool erleichtert und optimiert den Download von Dokumenten in Materialstücklisten. Es bietet umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für eine präzise und zielgerichtete Suche nach den benötigten Dokumenten, eine detaillierte Anzeige der Stücklistenstruktur, sowie die zu Materialstämmen per Objektverknüpfung zugeordneten Dokumentinfosätze.
SAP DMS in den verschiedenen Branchen
Die Herausforderung in der Prozessindustrie
Pharma, Chemie, Life Sciences oder Food & Beverage – hier ist der Druck besonders hoch
- Strenge Regularien wie GxP, ISO 9001 oder FDA 21 CFR Part 11 müssen eingehalten werden.
- Unzählige Dokumente wie Produktionsprotokolle, Spezifikationen, Prüfberichte oder SOPs entstehen täglich.
- Verstreute Ablage in E-Mails, lokalen Laufwerken oder Papierarchiven erschwert den Zugriff.
- Audits & Compliance-Prüfungen werden zur Belastung, da Dokumente oft nicht schnell auffindbar sind.
=> Ohne strukturiertes Dokumentenmanagement steigen Risiken, Kosten und Compliance-Gefahren.
Pharma, Chemie, Life Sciences oder Food & Beverage – hier ist der Druck besonders hoch
- Strenge Regularien wie GxP, ISO 9001 oder FDA 21 CFR Part 11 müssen eingehalten werden.
- Unzählige Dokumente wie Produktionsprotokolle, Spezifikationen, Prüfberichte oder SOPs entstehen täglich.
- Verstreute Ablage in E-Mails, lokalen Laufwerken oder Papierarchiven erschwert den Zugriff.
- Audits & Compliance-Prüfungen werden zur Belastung, da Dokumente oft nicht schnell auffindbar sind.
=> Ohne strukturiertes Dokumentenmanagement steigen Risiken, Kosten und Compliance-Gefahren.
Die Herausforderung in der diskreten Fertigung
Unternehmen im Maschinenbau, in der Automobilindustrie oder im Hightech-Bereich stehen vor der gleichen Situation:
- Täglich entstehen tausende Dokumente – technische Zeichnungen, Stücklisten, Prüfberichte, Projektunterlagen.
- Oft liegen diese verstreut: im SAP-System, auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder Papierordnern.
- Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit mit der Suche nach aktuellen Versionen.
- Fehler in der Dokumentation führen zu Produktionsverzögerungen oder teuren Nacharbeiten.
=> Ohne durchgängiges Dokumentenmanagement entstehen Ineffizienzen, Kosten und Risiken in Projekten und Prozessen.
Unternehmen im Maschinenbau, in der Automobilindustrie oder im Hightech-Bereich stehen vor der gleichen Situation:
- Täglich entstehen tausende Dokumente – technische Zeichnungen, Stücklisten, Prüfberichte, Projektunterlagen.
- Oft liegen diese verstreut: im SAP-System, auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder Papierordnern.
- Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit mit der Suche nach aktuellen Versionen.
- Fehler in der Dokumentation führen zu Produktionsverzögerungen oder teuren Nacharbeiten.
=> Ohne durchgängiges Dokumentenmanagement entstehen Ineffizienzen, Kosten und Risiken in Projekten und Prozessen.
Informatives zu SAP DMS
SAP DMS bietet folgende umfangreiche Funktionalitäten an:
- Dokumenteninfosatz
Enthält jegliche zum Dokument gespeicherte Information (Dokumentennummer, Dokumentenart, Teildokument, Dokumentenversion, Beschreibung eines Dokuments, Festlegung der Verantwortung)
- Anlegen, ändern, anzeigen eines Dokuments
- Viewer zum Anzeigen von Originaldaten
- Suchfunktionen
Das SAP Dokumentenmanagement bietet mehrere Wege zur Suche und Selektion von Dokumenten an.
Gesucht werden kann z. B. nach:
– Daten aus dem Dokumenteninfosatz
– Merkmalswerten von Objekten
– Textelementen
– Daten aus Orginalen
– Signaturdaten….
Desweiteren besteht auch die Möglichkeit der Dokumentensuche über ein Webinterface über das Internet, um externe Geschäftspartner den direkten Zugriff auf aktuelle Unterlagen zu ermöglichen.
- Dokumentenstückliste
Ist ein sachlich aufgebautes Verzeichnis, das alle zusammengehörenden Dokumente unter Angabe von Dokument, Dokumentart, Teildokument, Version und Menge enthält (Mehrfachverwendung, Pflegefunktion für Dokumentenstücklisten, Variantenstückliste als Stücklistengruppe). Über eine Dokumentenstückliste ist es beispielsweise möglich ein komplettes Erzeugnis zu verwalten, das eine Textdatei, mehrere technische Zeichnungen, Fotos sowie Bedienungsanleitungen enthält.
- Erweiterung des SAP Systems im Bereich PLM
– Erweiterung der Dokumentverwaltung
– Erweiterungen über Customer-Exits/Materialstamm
– Erweiterung im Klassensystem
– Erweiterung in der Variantenkonfiguration
- Klassifizierung in der Dokumentenverwaltung
Über das Klassifizierungssystem werden Dokumente mit Hilfe von Merkmalen beschrieben und ähnliche Dokumente nach frei definierten Kriterien in Klassen gruppiert (Dokument im Dokumenteninfosatz klassifizieren, Dokument im Klassensystem klassifizieren, Klassifizierungsdaten verändern)
- Änderungsdienst im Dokumentenmanagement
Mit dem Änderungsdienst werden Änderungen an Dokumenten geplant und gesteuert (Änderungsstammsatz erfassen, Vergabe eines Revisionsstandes, Änderungsantrag)
- Dokumentenverteilung
Dokumente können über die Dokumentenverteilung manuell oder automatisch verteilt werden (Empfängerverwaltung, Berechtigungsobjekte für Dokumentenverwaltung)
- Produktstrukturbrowser
Bietet Ihnen Informationen über Ihre Produktdaten, die im Bereich Produktdatenmanagement (PDM) gepflegt werden (Einstellungen und Filter für die Produktstruktur)
Häufige Fragen zu SAP DMS
Wie lässt sich SAP DMS in die bestehende SAP-Prozesswelt integrieren?
Das SAP DMS ist als Bestandteil des SAP PLM im SAP System (Cloud/On-Premise) grundsätzlich lizenzfrei verfügbar und nutzbar. Mit einer zentral verwalteten und einheitliche Dokumentenbasis können Insellösungen wie Netzlaufwerke, lokale Ablagen, usw. abgelöst werden. Durch Integration der im SAP verwalteten Dokumente in die jeweiligen Logistikprozesse (z.B. Verknüpfung von Zeichnungsdokumenten zum SAP Materialstamm) haben die Anwender jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen.
Welche Dokumentenarten können wir in SAP DMS verwalten?
Grundsätzlich können Sie alle erdenklichen betriebswirtschaftlichen Dokumenttypen wie z.B. Spezifikationen, Sicherheitsdatenblätter, Zeichnungen, Prüfberichte, Zulassungsunterlagen usw. als sogenannte „Dokumentarten“ im SAP DMS abbilden. Auch hinsichtlich des Dateiformats gibt es keinerlei Einschränkungen (CAD- und Office-Formate, PDFs, Mails, Videos, …).
Wie unterstützt SAP DMS die Compliance?
SAP DMS bietet Audit-Trails durch konfigurierbare Statusnetze, Versionierung, elektronische Signaturen und ein umfangreiches Berechtigungskonzept. So erfüllen Sie ISO-Normen, FDA- und GxP-Anforderungen und haben jederzeit revisionssichere Nachweise für interne und externe Audits.
Wie verbessern wir die Effizienz in der Dokumentensuche?
Durch zentrale Ablage, Metadaten, Volltextsuche und intelligente Klassifizierung finden Mitarbeiter alle Dokumente deutlich schneller. Suchzeiten lassen sich oft um 30–40 % reduzieren.
Welche Ressourcen werden für die Einführung benötigt?
In der Regel ein kleiner Projektkern aus IT, PLM-Verantwortlichen und Key-Usern. SAP DMS lässt sich schrittweise einführen: zunächst Kernprozesse digitalisieren, später weitere Abteilungen und Dokumententypen integrieren.
Ist SAP DMS auch für mehrere Standorte oder internationale Unternehmen geeignet?
Ja. SAP DMS unterstützt Mehrsprachigkeit, unterschiedliche Berechtigungen und länderübergreifende Compliance-Anforderungen. Damit profitieren globale Teams von einheitlichen Dokumentenprozessen.
