Prüflos – Dokumentation einer Prüfanforderung

Ein Prüflos ist ein zentrales Objekt im SAP Qualitätsmanagement (SAP QM) und dient der Planung, Durchführung und Dokumentation von Qualitätsprüfungen. Es fasst alle relevanten Informationen zu einer konkreten Prüfung zusammen und bildet die Grundlage für die Erfassung von Prüfergebnissen, die Bewertung der Produktqualität sowie die Freigabe oder Sperrung von Materialien.

Ein Prüflos entsteht automatisch oder manuell im Rahmen definierter Geschäftsprozesse, beispielsweise beim Wareneingang, während der Produktion oder vor der Auslieferung eines Produkts. Es begleitet den gesamten Prüfprozess und gewährleistet eine lückenlose Dokumentation der Qualitätsprüfung.

 

Qualitätsprüfungen systematisch steuern

Das Prüflos bündelt alle Informationen, die für eine Qualitätsprüfung erforderlich sind. Es definiert, welches Material geprüft wird, welche Prüfmerkmale relevant sind und nach welchen Vorgaben die Prüfung erfolgt.

Ein Prüflos enthält unter anderem:

  • Materialnummer
  • Charge
  • Prüfart
  • Prüfplan
  • Prüfmerkmale
  • Probenumfang
  • Prüfstatus
  • Prüfergebnisse
  • Verwendungsentscheid

Dadurch erhalten Prüfer alle notwendigen Informationen zentral in einem Objekt.

 

Prüflos automatisch erzeugen

SAP erstellt Prüflose automatisch, sobald ein definierter Auslöser eintritt. Dadurch wird sichergestellt, dass Qualitätsprüfungen zuverlässig und ohne manuelle Eingriffe gestartet werden.

Typische Auslöser sind:

  • Wareneingang
  • Fertigungsauftrag
  • Prozessauftrag
  • Umlagerung
  • Lieferantenanlieferung
  • Kundenretoure
  • Regelmäßige Qualitätsprüfung

Die automatische Erstellung reduziert den administrativen Aufwand und erhöht die Prozesssicherheit.

 

Prüfmerkmale effizient bearbeiten

Ein Prüflos greift auf hinterlegte Prüfpläne und Prüfmerkmale zu. Prüfer erfassen Messergebnisse direkt im SAP-System und dokumentieren Abweichungen oder Auffälligkeiten nachvollziehbar.

Je nach Prüfart können verschiedene Merkmale bewertet werden, beispielsweise:

  • Maße
  • Gewicht
  • Farbe
  • Härte
  • Reinheit
  • Wirkstoffgehalt
  • Temperatur
  • Funktionsfähigkeit

Diese strukturierte Erfassung verbessert die Vergleichbarkeit und Auswertbarkeit der Prüfdaten.

 

Qualitätsentscheidungen fundiert treffen

Nach Abschluss der Prüfung erfolgt die Bewertung der Ergebnisse. Auf Basis des Prüfloses treffen Qualitätsverantwortliche den sogenannten Verwendungsentscheid (Usage Decision).

Je nach Ergebnis können Materialien:

  • freigegeben,
  • gesperrt,
  • nachbearbeitet,
  • zurückgewiesen oder
  • verschrottet

werden. Dadurch gelangen ausschließlich qualitätskonforme Produkte in den weiteren Produktions- oder Lieferprozess.

 

Rückverfolgbarkeit sicherstellen

Das Prüflos dokumentiert sämtliche Prüfschritte und Ergebnisse revisionssicher. Unternehmen können jederzeit nachvollziehen, wann eine Prüfung durchgeführt wurde, welche Ergebnisse vorlagen und wer die Prüfung freigegeben hat.

Diese Transparenz ist insbesondere für Audits, Reklamationen und gesetzliche Nachweispflichten von großer Bedeutung.

 

Qualitätsmanagement mit anderen SAP-Prozessen verknüpfen

Das Prüflos ist eng mit weiteren SAP-Objekten verbunden und unterstützt durchgängige Qualitätsprozesse.

Dazu gehören unter anderem:

  • Materialstammsätze
  • Chargenverwaltung
  • Prüfpläne
  • Prüfmerkmale
  • Fertigungsaufträge
  • Prozessaufträge
  • Qualitätsmeldungen
  • Lieferantenbewertungen

Die Integration sorgt dafür, dass Qualitätsinformationen bereichsübergreifend verfügbar sind.

 

Compliance-Anforderungen erfüllen

In regulierten Branchen wie der Pharma-, Chemie-, Lebensmittel- oder Medizintechnikindustrie sind dokumentierte Qualitätsprüfungen verpflichtend. Prüflose unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen.

Dazu zählen unter anderem:

  • GMP
  • GLP
  • ISO 9001
  • IATF 16949
  • FDA 21 CFR Part 11
  • HACCP

Die vollständige Dokumentation erleichtert interne und externe Audits.

 

Digitale Qualitätsprozesse etablieren

Mit SAP S/4HANA und modernen Qualitätsmanagement-Lösungen werden Prüflose zunehmend digital verarbeitet. Mobile Endgeräte, automatische Messwerterfassung und integrierte Prüfprozesse beschleunigen die Qualitätskontrolle und reduzieren manuelle Arbeitsschritte.

Dadurch verbessern Unternehmen die Datenqualität und erhöhen die Effizienz ihrer Qualitätsprozesse.

 

Produktqualität nachhaltig verbessern

Die im Prüflos dokumentierten Ergebnisse liefern wertvolle Informationen für die kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Prozessen. Unternehmen erkennen wiederkehrende Qualitätsprobleme frühzeitig und können gezielt Optimierungsmaßnahmen einleiten.

Die systematische Auswertung von Prüfdaten unterstützt zudem die Lieferantenbewertung und die Optimierung der Fertigungsprozesse.

Ein Prüflos bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

  • Automatische Steuerung von Qualitätsprüfungen
  • Einheitliche Dokumentation aller Prüfschritte
  • Direkte Erfassung von Prüfergebnissen
  • Unterstützung des Verwendungsentscheids
  • Lückenlose Rückverfolgbarkeit
  • Höhere Produktqualität
  • Integration in SAP QM und SAP S/4HANA
  • Unterstützung gesetzlicher und normativer Anforderungen
  • Verbesserte Transparenz im Qualitätsmanagement
  • Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserungen

Das Prüflos ist das zentrale Steuerungsobjekt für Qualitätsprüfungen in SAP QM. Es begleitet Materialien und Produkte durch den gesamten Prüfprozess, dokumentiert alle relevanten Qualitätsinformationen und unterstützt Unternehmen dabei, Qualitätsstandards einzuhalten, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und eine hohe Produktqualität sicherzustellen.