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SAP DMS S/4HANA

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SAP DMS unter S/4HANA: Was ändert sich wirklich?

Mit dem Wechsel von SAP ECC auf S/4HANA stellt sich auch die Frage, wie es mit dem bestehenden Dokumentenmanagement weitergeht. Vor allem dann, wenn über Jahre Dokumentarten, Statusnetze, Objektverknüpfungen, Klassifizierungen und eigene DMS-Prozesse aufgebaut wurden.

Zunächst die wichtigste Information: SAP DMS bleibt auch unter S/4HANA bestehen. Der Dokumentinfosatz ist weiterhin das zentrale Objekt für die Verwaltung von Dokumenten. Auch Originaldateien, Versionen, Status und Verknüpfungen zu SAP-Objekten spielen weiterhin eine Rolle.

Trotzdem lohnt es sich nicht, die bestehende DMS-Landschaft einfach unverändert nach S/4HANA mitzunehmen. Denn an anderer Stelle ändert sich durchaus etwas. Fiori gewinnt bei der Bedienung an Bedeutung. Bestehende Zusatzlösungen wie Easy DMS müssen bewertet werden. Dazu kommen neue Anforderungen an Schnittstellen, Erweiterungen und die Einbindung von Dokumenten in S/4HANA-Prozesse.

Für ein Migrationsprojekt ist deshalb weniger die Frage relevant, ob SAP DMS unter S/4HANA noch funktioniert. Interessanter ist, welche Teile der bestehenden Lösung weiter genutzt werden können und wo eine Anpassung sinnvoll ist.

Was bleibt beim Wechsel von ECC auf S/4HANA bestehen? Was muss migriert werden? Welche Oberfläche verwenden wir zukünftig? Was passiert mit Dokumentinfosätzen, Originalen, Klassifizierung und Objektverknüpfungen?

SAP DMS bleibt auch unter S/4HANA

Am grundlegenden Datenmodell ändert S/4HANA zunächst wenig. Der Dokumentinfosatz, kurz DIS oder DIR, verwaltet die Metadaten eines Dokuments und stellt die Verbindung zu den zugehörigen Originaldateien her.

Auch die für viele DMS-Prozesse wichtigen Objektverknüpfungen bleiben erhalten. Eine Zeichnung kann beispielsweise mit einem Material verknüpft sein, eine Wartungsanweisung mit einem Equipment. Dokumente lassen sich in Stücklisten verwenden oder anderen SAP-Objekten zuordnen.

Ein bestehendes SAP DMS muss daher nicht ersetzt werden, nur weil das ERP-System auf S/4HANA umgestellt wird.

Anders sieht es bei der konkreten Nutzung aus. Ein DMS, das vor zehn oder fünfzehn Jahren aufgebaut wurde, enthält häufig Strukturen und Erweiterungen, die heute so nicht mehr benötigt werden. Genau diese Punkte sollte man im S/4HANA-Projekt prüfen.

Was passiert mit den vorhandenen Dokumentinfosätzen?

In gewachsenen SAP-Systemen liegen oft hunderttausende oder Millionen von Dokumentinfosätzen. Technische Zeichnungen, Spezifikationen, Prüfunterlagen, Arbeitsanweisungen, Produktdokumentationen und Instandhaltungsunterlagen sind über Jahre entstanden.

Diese Bestände müssen bei einem Wechsel auf S/4HANA nicht automatisch neu aufgebaut werden.

Wie aufwendig die Übernahme tatsächlich wird, hängt allerdings vom Migrationsszenario ab. Bei einer System Conversion ist die Ausgangslage eine andere als bei einer Neuimplementierung mit Datenmigration.

Deshalb reicht es nicht, nur die Anzahl der Dokumentinfosätze zu betrachten. Relevant sind auch Dokumentarten, Statusnetze, Versionen, Originale, Ablageorte, Klassifizierungen und Objektverknüpfungen. Kundeneigene Felder, BADIs, User Exits oder eigene Programme gehören ebenfalls in die Analyse.

Gerade hier zeigt sich häufig, was über Jahre gewachsen ist. Manche Dokumentarten werden kaum noch genutzt. Statusnetze wurden für einzelne Sonderfälle erweitert. Unterschiedliche Bereiche haben eigene Ablagelogiken entwickelt.

S/4HANA ist ein guter Anlass, diese Strukturen zu prüfen. Nicht mit dem Ziel, alles neu zu machen, sondern um Altlasten nicht unnötig mitzunehmen.

Müssen Dokumente für S/4HANA migriert werden?

Darauf gibt es keine pauschale Antwort.

Bei einer System Conversion bleiben bestehende SAP-DMS-Daten grundsätzlich Teil des Systems. Bei einer Neuimplementierung sieht die Situation anders aus. Hier muss festgelegt werden, welche Dokumentinfosätze und welche zugehörigen Informationen in das neue System übernommen werden.

Dabei geht es nicht nur um Dateien.

Ein PDF oder eine CAD-Datei ohne ihren SAP-Kontext ist fachlich oft nur die Hälfte wert. Zu einem Dokument können Version, Status, Dokumentart, Klassifizierung und verschiedene Objektverknüpfungen gehören. Eine technische Zeichnung muss beispielsweise weiterhin dem richtigen Material oder Equipment zugeordnet sein.

Wer eine DMS-Migration plant, sollte deshalb zuerst festlegen, welche Informationen im Zielsystem tatsächlich benötigt werden. Erst danach lässt sich entscheiden, was technisch migriert werden muss.

Was ändert sich durch SAP Fiori?

Für Anwender ist die Oberfläche wahrscheinlich eine der sichtbarsten Veränderungen.

SAP DMS wird in vielen Unternehmen noch stark über CV01N, CV02N, CV03N und CV04N genutzt. Gerade erfahrene Anwender kommen damit gut zurecht. Für gelegentliche Nutzer oder Fachbereiche mit dokumentenzentrierten Prozessen ist diese Arbeitsweise jedoch nicht immer ideal.

Unter S/4HANA stehen zusätzlich Fiori-basierte Funktionen zur Verfügung. Dokumentinfosätze können gesucht, angezeigt, angelegt und mit Business-Objekten verknüpft werden.

Das bedeutet aber nicht, dass Fiori das bestehende DMS-Datenmodell ersetzt. Der Dokumentinfosatz bleibt der Dokumentinfosatz. Geändert wird vor allem die Art, wie Anwender darauf zugreifen.

In der Praxis sollte deshalb nach Benutzergruppen unterschieden werden. Wer gelegentlich ein Dokument zu einem Material aufruft, braucht eine andere Oberfläche als ein Mitarbeiter, der täglich große Dokumentbestände pflegt, Versionen bearbeitet oder strukturierte Projektakten verwaltet.

Genau an dieser Stelle sollte ein S/4HANA-Projekt nicht nur technisch denken. Die Frage ist auch, wie die Anwender künftig tatsächlich mit Dokumenten arbeiten sollen.

SAP DMS und Attachment Management sind nicht dasselbe

Unter S/4HANA tauchen neben dem klassischen DMS weitere Begriffe auf, etwa Attachment Management oder Harmonized Document Management. Das führt schnell zu Missverständnissen.

Nicht jede Datei in einem SAP-Prozess benötigt einen vollständig gepflegten Dokumentinfosatz.

Eine einfache Anlage zu einem Geschäftsvorgang hat andere Anforderungen als eine freigabepflichtige technische Spezifikation. Bei Letzterer können Versionierung, Statussteuerung, Klassifizierung und Verknüpfungen zu mehreren SAP-Objekten relevant sein.

Deshalb sollte zuerst der fachliche Lebenszyklus des Dokuments betrachtet werden. Muss die Datei lediglich an einem Geschäftsobjekt verfügbar sein? Oder handelt es sich um ein Dokument, das kontrolliert erstellt, geändert, geprüft, freigegeben und versioniert werden muss?

Davon hängt ab, welcher Ansatz sinnvoll ist.

Und was passiert mit Easy DMS?

Hier wird die S/4HANA-Umstellung für viele Unternehmen konkreter.

Easy DMS wurde häufig als komfortablere Oberfläche für das SAP Dokumentenmanagement eingeführt. Anwender arbeiten mit Verzeichnisstrukturen und Dokumenten, während im Hintergrund reguläre SAP-DMS-Objekte verwendet werden.

Für eine Ablösung ist diese Unterscheidung wichtig.

Wer Easy DMS ersetzt, ersetzt damit nicht zwangsläufig sein SAP DMS. Viele Dokumentinfosätze, Originale und Objektverknüpfungen können bereits vollständig im SAP-System vorhanden sein.

Vor einer Migration sollte deshalb geklärt werden, welche Informationen tatsächlich aus Easy DMS stammen und welche bereits Bestandteil des SAP DMS sind. Besonders genau sollte man sich Ordnerstrukturen, Berechtigungen, kundeneigene Erweiterungen und die Arbeitsweise der Anwender ansehen.

In manchen Projekten besteht die eigentliche Aufgabe anschließend weniger in einer Migration der Dokumente als in der Bereitstellung einer neuen Oberfläche für den vorhandenen DMS-Bestand.

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Eigenentwicklungen nicht vergessen

Ein gewachsenes SAP DMS besteht selten nur aus Customizing.

Oft gibt es eigene Reports, Uploadprogramme, Workflows, BAPIs, BADIs, User Exits oder Schnittstellen zu CAD-, Archiv- und Fremdsystemen. Manche davon laufen seit Jahren unauffällig und geraten deshalb bei der ersten S/4HANA-Planung leicht aus dem Blick.

Diese Komponenten sollten einzeln bewertet werden.

Dabei muss nicht jede bestehende Entwicklung eins zu eins nachgebaut werden. Für Dokumentinfosätze stehen unter S/4HANA APIs und weitere Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Je nach Anwendung kann eine bestehende Eigenentwicklung dadurch vereinfacht oder anders angebunden werden.

Das betrifft auch die Erweiterungsstrategie. Wer im Zuge der S/4HANA-Transformation seine Systemarchitektur bereinigt, sollte prüfen, welche DMS-Erweiterungen weiterhin im Core benötigt werden und welche Funktionen sich sauberer entkoppeln lassen.

Was sollte vor der Umstellung geprüft werden?

Für die technische Bestandsaufnahme sind zunächst die vorhandenen Dokumentarten, Dokumentinfosätze, Originale und Content Repositories relevant. Danach kommen Versionierung, Statussteuerung, Klassifizierung und Objektverknüpfungen.

Mindestens ebenso wichtig ist die Prozesssicht. Wer legt Dokumente an? Wer ändert oder gibt sie frei? Welche Dokumente werden aktiv in Materialstamm, Stückliste, Instandhaltung oder Projektabwicklung verwendet? Wo existieren heute manuelle Zwischenschritte?

Danach sollte die Benutzeroberfläche betrachtet werden. Reichen Fiori-Funktionen für die jeweiligen Anwender aus? Werden weiterhin klassische Transaktionen benötigt? Arbeiten bestimmte Bereiche mit umfangreichen Dokumentbeständen und benötigen deshalb Arbeitsvorräte, Verzeichnisstrukturen, Drag & Drop oder Funktionen zur Massenbearbeitung?

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich sinnvoll entscheiden, wie die zukünftige DMS-Landschaft aussehen soll.

SAP DMS unter S/4HANA: Vieles bleibt, aber nicht alles sollte bleiben

Der Wechsel auf S/4HANA erfordert keinen Neustart beim Dokumentenmanagement. Dokumentinfosätze, Originale, Versionen, Status, Klassifizierung und Objektverknüpfungen können weiterhin die Basis der Dokumentenprozesse bilden.

Interessant wird die Umstellung dort, wo gewachsene Strukturen auf neue Anforderungen treffen. Das betrifft die Benutzeroberfläche ebenso wie Easy DMS, Eigenentwicklungen, Schnittstellen und die Integration in neue S/4HANA-Prozesse.

Deshalb lohnt sich vor der Umstellung eine nüchterne Bestandsaufnahme. Was funktioniert heute gut und soll bleiben? Welche Funktionen werden nur noch aus Gewohnheit genutzt? Wo entstehen unnötige Arbeitsschritte? Und welche Anforderungen haben die Anwender an ihre zukünftige Dokumentenverwaltung?

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Sie möchten wissen, wie sich Ihre bestehende SAP-DMS-Landschaft unter S/4HANA weiterführen lässt? Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Ausgangssituation und die möglichen nächsten Schritte.