„Easy“ umsteigen auf voll in SAP integriertes DMS
Der Umstieg auf SAP S4/HANA bewegt viele Gemüter in deutschen IT-Abteilungen. Denn das Vorhaben ist komplex und der Zeitrahmen eng gestrickt: Ende 2027 endet der Support für SAP ERP Central Component (ECC).
Eine Baustelle ist dabei das SAP Dokumentenmanagement (DMS): Easy DMS war bis dato in vielen Unternehmen die Lösung der Wahl. Integriert im SAP-Standard war es damit möglich, Dokumente unternehmensweit in strukturierter Form zu verwalten. SAP Easy DMS wird mit dem Umstieg auf S/4 HANA nicht mehr unterstützt.
Wie also zukünftig Dokumente sicher und übersichtlich managen? Bayern-Chemie entschied sich mit dem Wechsel auf die neue ERP-Generation im Dokumentenmanagement für das SAP-Addon smart-plm [documents] aus dem Portfolio der smart-plm Aigner GmbH & Co KG:
Das DMS setzt auf die identischen Datenstrukturen und -objekte auf, wie Easy DMS zur Abbildung von Ordnerstrukturen, Dokumenten und Dokumentenversionen und ist ebenfalls voll in SAP integriert. Eine aufwändige Datenmigration entfällt damit, das bestehende Berechtigungskonzept kann übernommen werden und der Umstieg aufs neue DMS somit „easy“ erfolgen.
Die Herausforderung
Als weltweit tätiges Unternehmen für Lenkflugkörper- und Raumfahrtantriebe blickt Bayern-Chemie zurück auf sechzig Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Herstellung von Feststoff-Raketenmotoren und Gasgeneratoren.
Als global einzige Firma entwickelt man am Standort im oberbayerischen Aschau am Inn einen regelbaren Feststoff-Staustrahlantrieb und produziert für Kunden in über zwanzig Ländern. Bayern-Chemie ist Tochter der MBDA und bildet den Kompetenzstandort für Raketenantriebe innerhalb des Konzerns. Über 250 Mitarbeitende sind auf dem 110 Hektar großen Gelände tätig.
Die Fertigung ist geprägt von ausgedehnten Entwicklungszeiten für Produkte mit langjährigen Lebenszyklen. So fallen auch entsprechend viele Dokumente an, die es softwareseitig zu verwalten gilt. Dabei unterliegen die sicherheitsrelevanten Produkte von Bayern-Chemie strengen Dokumentationspflichten mit langen Aufbewahrungsfristen. Viele Jahre setzte man für das Dokumentenmanagement auf SAP Easy DMS.
Die Lösung war als Addon direkt in den Windows Explorer integriert und verband Dokumente direkt mit SAP-Objekten wie technischen Plätzen, Materialstämmen oder Projekten. So verwaltete man etliche Dokumentenarten über verschiedene Abteilungen hinweg zentral in SAP.
„Mit zunehmender Datenmenge hatte die Performance nicht mehr überzeugt“, berichtet Karl Hofbauer, Senior SAP PLM Consultant bei smart-plm Aigner und direkter Ansprechpartner für Bayern-Chemie.
Da die Lösung für den anstehenden Umstieg auf S4/HANA nicht mehr unterstützt wird, begab man sich schließlich auf die Suche nach einer Alternative.
Die Lösung
Gesucht: Voll in SAP integrierter Nachfolger für Easy DMS
Mit den Spezialisten von smart-plm Aigner hatte Bayern-Chemie bereits in der Vergangenheit erfolgreich ein Projekt zur Ablage von Fertigungsnachweisdokumenten abgeschlossen. Man hatte gemeinsam eine Lösung entwickelt, die Dokumente mit Fertigungsauftrag und Serialnummer verknüpfen konnte und so die Funktionalität von Easy DMS aufgewertet.
In der Zwischenzeit waren die IT-Experten mit einer neuen Lösung an den Start gegangen: smart-plm [documents] ist direkt in SAP integriert und nutzt die gleichen Datenstrukturen und -objekte zur Abbildung von Ordnerstrukturen, Dokumenten und Dokumentenversionen, wie das bewährte, aber auslaufende DMS. So konnte die Einführung ohne Datenmigration problemlos und zügig erfolgen: „Bereits kurz nach dem Einspielen unseres Addons in das SAP-System von Bayern-Chemie und ein wenig Grund- Customizing waren die bestehenden Ordnerstrukturen und Dokumente in unserer Lösung sichtbar und weiter nutzbar“, beschreibt Karl Hofbauer.
Für die IT erwies sich bei der Einführung als zusätzlicher Vorteil, dass keine separate Software-Installation mit Abhängigkeiten zu verschiedenen Betriebssystem-Versionen notwendig war. Entsprechend niedrig ist auch der spätere Wartungsaufwand. Dank der offenen und kundenzentrierten Software-Architektur von smart-plm [documents] war es zudem möglich, die Funktionen von Easy DMS inklusive der unternehmensspezifischen Erweiterungen zu integrieren und vollständig abzubilden.
Gefunden: Eins-zu-Eins übernommenes DMS mit Mehrwert
Rund 70 Anwender arbeiten heute abteilungsübergreifend bei Bayern-Chemie mit dem neuen Dokumentenmanagement. Dabei orientiert sich die Benutzeroberfläche von smart-plm [documents] am klassischen Windows-Explorer Look&Feel, so dass das Handling der neuen Anwendung schnell und intuitiv erfolgen konnte. Komfort-Funktionen, wie Drag & Drop zum visuellen Verschieben von Dokumenten oder auch ein integrierter Dokumentenviewer machen Anwendern den Umstieg zusätzlich leicht.
Durch den entsprechend geringeren Schulungsaufwand konnte man zudem von einer schnellen Akzeptanz der neuen Lösung profitieren. Auch das bestehende Berechtigungskonzept konnte direkt übernommen werden, so dass nur Mitarbeitende, die im Projekt oder für ein bestimmtes Produkt freigegeben sind, auch Einsicht in die entsprechenden Dokumente erhalten.
Das neue Dokumentenmanagement mit smart-plm [documents] bietet außerdem die Möglichkeit, Workflows zum Dokument aufzusetzen und einfache Prüf- und Freigabeprozesse digital an Personen oder Abteilungen im Unternehmen zu adressieren. Bereits kurz nach dem Umstieg auf das neue DMS wurde ein Folgeprojekt zur Einführung von Instandhaltungsakten auf Basis von smart-plm [documents] auf den Weg gebracht.
„Bei Bayern-Chemie gibt es ein sehr hohes Aufkommen an Wartungs-Dokumenten. Dabei wurden sie bis dato wenig nachvollziehbar und ohne Bezug zu den relevanten SAP-Objekten auf Netzlaufwerken abgelegt, denn eine übersichtliche Aktenlösung war damals mit Easy DMS nicht möglich“, beschreibt Karl Hofbauer die Ausgangslage.
Ausgebaut: Instandhaltungsakten bilden Unternehmensstruktur ab
Die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus technischer Anlagen und Gebäude, von der Planung über Inspektionen, Wartung und Reparaturen bis zur Außerbetriebnahme, liegt im Verantwortungsbereich der Instandhaltung. Die Abbildung dieser hierarchischen Anlagen- bzw. Gebäudestrukturen erfolgt im SAP-Standard über umfangreiche hierarchische Strukturen von technischen Plätzen und Equipments.
Um das Dokumentenmanagement in dieser komplexen SAP-Umgebung übersichtlicher zu gestalten, wurden zur Einführung sogenannter „Instandhaltungsakten“ zunächst neue Dokumentenarten definiert: etwa Gebäudeinformationen (z.B. Objektinformation, Bauanträge), Pläne und Fotos sowie AGU-Dokumente (z.B. Brandschutz, Arbeitssicherheit) für technische Plätze und diverse Protokolle sowie technische Datenblätter für Equipments. Parallel wurden jeweils eigene Template-Aktenstrukturen für technische Plätze und Equipments aufgebaut.
Bei Neuanlage eines Equipments oder technischen Platzes werden diese Templates automatisch im Hintergrund herangezogen und unmittelbar mit dem Instandhaltungs-Objekt (IH-Objekt) verknüpft. Das ermöglicht den Anwendern die Anlage und Anzeige von Dokumenten direkt im IH-Objekt in den entsprechend vorbereiteten Ordnerstrukturen.
>> Symbolbild: links die IH-Strukturliste, rechts die dazu synchronisierte Aktenstruktur in smart-plm[documents]
„Wir haben so die komplette Unternehmensstruktur vom Werk, über die verschiedenen Gebäude, Stockwerke und Büros bis hinein in jeden Schrank und jede Schublade systemseitig abgebildet“, erklärt der Berater der smart-plm Aigner GmbH & Co Kg das Ergebnis.
Eine automatische Synchronisierungsfunktion stellt im laufenden Betrieb sicher, dass Änderungen an der IH-Struktur, wie z.B. der Ausbau und erneute Einbau eines Equipments, in der Aktenstruktur übernommen werden. Zusätzlich wurde smart-plm [documents] in den Instandhaltungsprozess integriert, so dass Anwender direkt beim jeweiligen IH-Objekt in die Verwaltung der dazugehörigen Dokumente einsteigen können.
Für mehr Komfort im Arbeitsalltag sorgt die Möglichkeit zum Massenupload von Dokumenten. Dabei ist es möglich, z.B. mehrere Prüfprotokolle automatisch anhand einer kundenspezifischen Logik in bestimmte Zielordner unterschiedlicher Equipmentakten einzufügen. Damit entfällt der mühsame Upload Dokument für Dokument. Falls bereits ein Prüfprotokoll zum Equipment im Zielordner vorhanden ist, wird dazu automatisch eine neue Version erstellt und die alte Dokumentversion auf ungültig gesetzt.
„Dokumente werden endlich schnell wiedergefunden, da sie strukturiert abgelegt sind. Es gibt kein Suchen mehr in Netzlaufwerken, wo teilweise erst Zugriffsberechtigungen angefragt werden mussten, und auch keine Ablage mehr bei einzelnen Personen, wo kein Zugriff mehr möglich ist“, beschreibt eine Key-Userin die Vorteile seit dem Umstieg.
Fazit
Zukunftsfähig: Lieferantenakten für mehr Übersichtlichkeit im Einkauf
Die gute Zusammenarbeit mit den Experten von smart-plm Aigner bildet den Grundstock, auf dem auch weitere Projekte bereits in Planung sind. „Mit Bayern-Chemie sind wir stets in einem regen Austausch in einer Atmosphäre, in der sich alle gut aufgehoben fühlen“, beschreibt Karl Hofbauer.
Dabei ist die Zukunftsfähigkeit von smart-plm [documents] ein zentraler Vorteil, der Potenzial für weitere Optimierungen in Aussicht stellt. Es gibt keine Schnittstellen oder Clients, die aufwändig betreut werden müssen. Die daraus folgende Zeitersparnis zusammen mit der offenen Architektur des neuen DMS ermöglichen es, weiter an Anpassungen zu arbeiten.
„Nach der erfolgreichen Implementierung der Instandhaltungsakte denken wir bereits, einem Impuls aus dem Einkauf folgend, an die Realisierung einer Lieferantenakte“, blickt er nach vorn. Dem voraus geht aber zunächst der vollständige Umstieg auf SAP S/4HANA. In dem Zuge werden noch die Bereiche Beschaffung und Vertrieb neu aufgestellt, Businesspartner eingeführt sowie Lieferanten und Kunden zusammengeführt.
„Eine Lieferantenakte gibt es im SAP-Standard nicht. Bayern-Chemie hat das bisher gelöst, indem Standarddokumente verwaltet und als Dokumenteninfosätze mit dem Lieferanten verknüpft werden“, so Karl Hofbauer. Für mehr Übersichtlichkeit will Bayern-Chemie auch hier auf die Adaptierbarkeit von smart-plm [documents] in enger Zusammenarbeit mit den IT-Experten hinter dem neuen „easy“ DMS setzen.
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