Bei einem gewachsenen SAP DMS geht es dabei um weit mehr als die Ablage von Dateien.
Nehmen wir einen Maschinenbauer, der SAP DMS seit vielen Jahren nutzt. Zu Materialien und Stücklisten gehören Zeichnungen, zu Equipments die technische Dokumentation. Dokumentinfosätze besitzen mehrere Versionen und durchlaufen Status. Dazu kommen Klassifizierungen und Verknüpfungen mit SAP-Objekten.
Über die Jahre ist daraus ein Dokumentenbestand entstanden, der tief in die täglichen Abläufe eingebunden ist.
Mit der Umstellung auf S/4HANA muss dieser Bestand nicht grundsätzlich neu gedacht werden. Der Dokumentinfosatz und wesentliche DMS-Funktionen stehen auch unter S/4HANA zur Verfügung. Trotzdem lohnt sich vor der Migration ein genauer Blick auf das bestehende System.
In vielen Projekten finden sich Dokumentarten, die vor Jahren für einen bestimmten Zweck angelegt wurden und heute kaum noch jemand nutzt. Eigenentwicklungen lösen Probleme, für die inzwischen andere Möglichkeiten existieren. Statusnetze sind komplizierter geworden als der eigentliche Freigabeprozess. Und wenn Easy DMS im Einsatz ist, stellt sich zusätzlich die Frage nach einer geeigneten Oberfläche für die Anwender.
Gerade deshalb sollte ein bestehendes SAP DMS nicht einfach technisch nach S/4HANA übernommen werden.
Wir prüfen in solchen Projekten zuerst, wie das DMS tatsächlich genutzt wird. Welche Dokumentarten werden noch gebraucht? Welche Verknüpfungen sind für die Fachbereiche relevant? Wie arbeiten Konstruktion, Qualität oder Instandhaltung mit den Dokumenten? Erst daraus ergibt sich, wie die künftige Lösung aussehen sollte.
In unserem Beitrag zeigen wir, was sich mit S/4HANA beim SAP DMS ändert und welche Punkte Unternehmen vor der Umstellung prüfen sollten: