Dann stellt die Versandabteilung fest: Das Produkt ist Gefahrgut.

Welche UN-Nummer gilt? Welche Gefahrgutklasse ist relevant? Darf die Ware auf der vorgesehenen Route transportiert werden? Gelten besondere Vorgaben für Verpackung oder Transport? Und sind die dafür benötigten Informationen im SAP-System überhaupt vollständig vorhanden?

Wenn diese Fragen erst kurz vor dem Warenausgang auftauchen, wird es unangenehm. Der Kunde wartet auf seine Lieferung, die Ware ist möglicherweise bereits kommissioniert und die Logistik muss kurzfristig klären, wie sie mit dem Auftrag umgehen soll.

Genau deshalb gehört die Gefahrgutprüfung nicht ans Ende des Prozesses.

Mit SAP S/4HANA Product Compliance können Unternehmen Gefahrgutdaten und Prüfungen direkt in ihre operativen Abläufe integrieren. Damit wird beispielsweise schon bei der Bearbeitung eines Kundenauftrags sichtbar, ob für eine geplante Lieferung besondere Anforderungen bestehen.

Ein ganz normaler Kundenauftrag. Bis das Gefahrgut ins Spiel kommt

Schauen wir uns ein konkretes Beispiel an.

Ein Chemieunternehmen produziert an einem deutschen Standort Reinigungschemikalien. Ein Kunde in Frankreich bestellt 20 Gebinde eines Produkts. Die Lieferung soll per Lkw erfolgen.

Der Vertriebsmitarbeiter legt den Auftrag in SAP S/4HANA an. Material, Menge, Kunde und Liefertermin sind bekannt.

Für die Gefahrgutabwicklung kommen weitere Informationen hinzu. Das Produkt besitzt beispielsweise eine UN-Nummer, ist einer bestimmten Gefahrgutklasse zugeordnet und unterliegt beim Straßentransport den entsprechenden regulatorischen Anforderungen.

Diese Informationen dürfen nicht nur irgendwo im Unternehmen vorhanden sein. Sie müssen so strukturiert vorliegen, dass SAP sie im konkreten Geschäftsprozess verwenden kann.

Denn die eigentliche Frage lautet nicht nur:

„Ist dieses Produkt Gefahrgut?“

Die wesentlich interessantere Frage lautet:

„Kann dieses Produkt unter den Bedingungen dieses konkreten Auftrags wie geplant transportiert werden?“

Das ist ein entscheidender Unterschied. Gefahrgut ist mehr als ein Kennzeichen im Materialstamm. In der Praxis reicht es nicht, ein Material lediglich als gefahrgutrelevant zu kennzeichnen.

Für die korrekte Abwicklung werden weitere Informationen benötigt. Dazu zählen je nach Produkt und Szenario beispielsweise UN-Nummer, Gefahrgutklasse, Verpackungsgruppe sowie transportspezifische Angaben.

Hinzu kommt der regulatorische Kontext.

Wird die Ware auf der Straße transportiert? Per Schiff? Per Luftfracht? Welche Länder sind betroffen?

Ein Produkt, das heute per Lkw nach Frankreich geliefert wird, kann morgen Teil einer internationalen Lieferkette mit See- oder Lufttransport sein.

Deshalb müssen Produktdaten, regulatorische Anforderungen und die konkrete Geschäftssituation zusammen betrachtet werden.

SAP S/4HANA Product Compliance bringt diese Informationen im operativen Prozess zusammen.

Der bessere Zeitpunkt für die Prüfung: bevor die Ware im Versand steht

Zurück zu unserem Kundenauftrag.

Statt den Auftrag zunächst vollständig durchlaufen zu lassen und die Gefahrgutsituation erst im Versand zu prüfen, können relevante Prüfungen bereits früher in den Prozess integriert werden.

Das hat einen ganz praktischen Vorteil.

Fehlt beispielsweise eine notwendige Information oder besteht für die geplante Abwicklung eine Einschränkung, wird das Problem zu einem Zeitpunkt sichtbar, an dem noch reagiert werden kann.

Die zuständige Fachabteilung kann die Daten prüfen. Der Vertrieb kann gegebenenfalls Rücksprache halten. Die Logistik kann die Transportplanung anpassen.

Das ist deutlich besser, als eine bereits vorbereitete Lieferung kurzfristig stoppen zu müssen.

Zurück zu unserem Kundenauftrag.

Statt den Auftrag zunächst vollständig durchlaufen zu lassen und die Gefahrgutsituation erst im Versand zu prüfen, können relevante Prüfungen bereits früher in den Prozess integriert werden.

Das hat einen ganz praktischen Vorteil.

Fehlt beispielsweise eine notwendige Information oder besteht für die geplante Abwicklung eine Einschränkung, wird das Problem zu einem Zeitpunkt sichtbar, an dem noch reagiert werden kann.

Die zuständige Fachabteilung kann die Daten prüfen. Der Vertrieb kann gegebenenfalls Rücksprache halten. Die Logistik kann die Transportplanung anpassen.

Das ist deutlich besser, als eine bereits vorbereitete Lieferung kurzfristig stoppen zu müssen.

Und dann ändert der Kunde die Lieferart

Nehmen wir an, unser französischer Kunde benötigt einen Teil der Ware plötzlich besonders schnell.

Statt der ursprünglich vorgesehenen Transportabwicklung kommt eine andere Transportart ins Spiel.

Damit kann sich auch die regulatorische Betrachtung ändern.

Genau hier zeigt sich, warum statische Gefahrgutlisten schnell an ihre Grenzen kommen. Die Gefährlichkeit eines Produkts ändert sich dadurch zwar nicht. Die Anforderungen an seinen Transport können sich aber sehr wohl unterscheiden.

Eine belastbare Gefahrgutabwicklung muss deshalb den jeweiligen Verkehrsträger und die konkrete Transportkonstellation berücksichtigen.

Das wird besonders relevant, wenn Unternehmen international liefern und Straße, See und Luft innerhalb ihrer Supply Chain kombinieren.

Ein Datensatz sollte durch den Prozess laufen. Nicht fünf Excel-Dateien

In vielen gewachsenen Prozessen sieht die Realität anders aus.

Der Vertrieb kennt die Kundenanforderung. Die EHS-Abteilung verwaltet Produktinformationen. Die Logistik besitzt eigene Listen. Für Detailfragen wird das Sicherheitsdatenblatt geöffnet. Im Zweifelsfall erfolgt die Abstimmung per E-Mail.

Jeder einzelne Schritt kann funktionieren.

Das Problem entsteht an den Übergängen.

Wurde die aktuelle Version verwendet? Hat der Versand dieselben Informationen wie die Fachabteilung? Wurde eine Änderung bereits berücksichtigt? Wer hat welche Prüfung durchgeführt?

Mit einer integrierten Lösung werden die relevanten Gefahrgutinformationen dort genutzt, wo sie benötigt werden.

Der Prozess kann beispielsweise vom Produkt über den Kundenauftrag und die Gefahrgutprüfung bis in Auslieferung und Versand reichen.

Produktdaten ? Gefahrgutklassifizierung ? Kundenauftrag ? Prüfung ? Auslieferung ? Versand

Damit muss die Logistik die Informationen nicht jedes Mal neu zusammensuchen.

Was Unternehmen vor der Einführung klären sollten

Ein Product-Compliance-Projekt sollte deshalb nicht mit der Frage beginnen, welche SAP-Funktion aktiviert werden muss.

Sinnvoller ist eine Bestandsaufnahme des tatsächlichen Prozesses.

Wo werden Gefahrgutdaten heute gepflegt? Welche Informationen liegen bereits strukturiert vor? Welche Daten existieren nur in Dokumenten? An welcher Stelle findet heute die erste Prüfung statt? Wer reagiert auf fehlende oder widersprüchliche Daten? Welche Prozesse sollen bei einem kritischen Ergebnis beeinflusst werden?

Gerade Unternehmen, die heute noch mit SAP EHS classic arbeiten, sollten außerdem frühzeitig betrachten, welche bestehenden Daten und Prozesse künftig in SAP S/4HANA Product Compliance benötigt werden.

Denn eine technische Migration allein löst keine Prozessprobleme.

Wenn heute dieselbe Information an drei Stellen manuell gepflegt wird, sollte dieser Zustand nicht einfach in die neue Systemlandschaft übernommen werden.

Der interessante Teil beginnt vor dem Warenausgang

Gefahrgutabwicklung wird häufig mit Kennzeichnung, Transportdokumenten und Versand verbunden.

Aus SAP-Sicht beginnt der relevante Prozess aber deutlich früher.

Bereits bei der Produkt- und Compliance-Datenpflege wird die Grundlage gelegt. Im Kundenauftrag treffen diese Daten dann auf einen konkreten Geschäftsvorgang. Spätestens hier zeigt sich, ob aus gepflegten Stammdaten tatsächlich ein funktionierender Prozess geworden ist.

Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Probleme können früher sichtbar werden.

Nicht erst dann, wenn der Lkw wartet.

Wann prüfen Sie Ihre Gefahrgutaufträge?

Eine einfache Frage zeigt häufig, wie integriert die Gefahrgutabwicklung tatsächlich ist:

Was passiert in Ihrem Unternehmen, wenn heute ein Kundenauftrag für ein Gefahrgutprodukt angelegt wird?

Erkennt SAP automatisch, dass eine Gefahrgutprüfung relevant ist?

Oder beginnt die eigentliche Recherche erst später in der Logistik?

Wenn Sie Ihre Gefahrgutprozesse im Zuge einer SAP S/4HANA-Transformation neu aufsetzen, bestehende SAP-EHS-Prozesse überprüfen oder SAP S/4HANA Product Compliance einführen möchten, unterstützen wir Sie bei der fachlichen und technischen Umsetzung.

Dabei betrachten wir nicht nur die einzelne SAP-Funktion, sondern den Prozess von den Produkt- und Compliance-Daten bis zur Integration in Vertrieb und Logistik.

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Mit dem Wegfall von SAP Easy DMS stehen Unternehmen vor der Frage, wie sie ihre gewachsenen Dokumentenstrukturen zukunftsfähig weiterführen, ohne Produktivitätsverluste, Medienbrüche oder Akzeptanzprobleme bei Anwendern. Genau vor dieser Herausforderung stand auch die Bayern-Chemie GmbH.

Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA endet der Support für SAP Easy DMS. Viele Unternehmen aus der Prozessindustrie und diskreten Fertigung müssen daher ihre Dokumentenablage neu denken und technisch modernisieren

Konkret bedeutet das:

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Typische Fragen sind dabei:

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Die Lösung: smart-plm [documents] als Easy-DMS-Nachfolge

>> Wie Bayern-Chemie ihr Dokumentenmanagement zukunftssicher aufgestellt hat, lesen Sie im kompletten Anwenderbericht. Anwenderbericht Bayern Chemie

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