Den SAP Standard mit agilem DMS vermählen
Die manuelle Dokumentenpflege in abteilungsspezifischen Insellösungen ist überholt. Sie ist fehleranfällig, ressourcenintensiv und widerspricht dem Grundgedanken eines unternehmensweiten Wissensmanagements. In vielen Produktionsunternehmen kommen deswegen standardisierte Lösungen des Marktführers SAP zum Einsatz. Die so geschaffene abteilungsübergreifend einheitliche Datenbasis bietet im Vergleich zur manuellen Insellösung Vorteile.
Fehlende Adaptivität und Usability im SAP-Standard stellen viele Unternehmen aber vor Herausforderungen. Das Maschinenbauunternehmen Seidenader Maschinenbau GmbH setzt auf ein an seine spezifischen Unternehmensprozesse angepasstes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das den SAP-Standard um eine agile Dokumentenverwaltung erweitert.
Die Ausgangslage bei Seidenader
Die Seidenader Maschinenbau GmbH entwickelt Inspektionsmaschinen und Anwendungen für Hersteller von pharmazeutischen Behältern und Produkten. Seit 1895 baut das Unternehmen seine Markterfahrung und Kenntnisse der hohen Sicherheits- und Qualitätsanforderungen in der Pharmaindustrie stetig aus und gehört heute zu den weltweit führenden Anbietern für Inspektionslösungen.
Die Inspektionsmaschinen, von Tischmodellen bis zu Hochleistungsmaschinen mit intelligenten Kamerasystemen und modernsten Bildverarbeitungsprozessoren, werden von Projektteams mit fundierter Erfahrung im Sondermaschinenbau entwickelt und getestet.
Spezialisten in Konstruktion und Entwicklung setzen die Ergebnisse in Konzepte um. In Zusammenarbeit mit den Kunden entstehen so passgenaue Anwendungen. Eine wichtige Grundlage dieses abteilungsübergreifenden Zusammenspiels ist eine intelligente, anpassungsfähige Dokumentenverwaltung mit unternehmensweit einheitlicher Datenbasis.
„Mit der Einführung von SAP haben wir schnell gemerkt, dass der mitgelieferte DMS-Standard für unsere Anforderungen nicht ausreicht“, erläutert Stephan Odenthal, Head of Design Department & Engineering Services bei Seidenader.
So werde in den SAP DMS -Transaktionen und in Fiori-Anwendungen immer nur das einzelne Dokument betrachtet. Für täglich benötigte Funktionen fielen so aber zu viele Navigationsschritte an. Andere Module seien wenig passgenau und böten zu komplexe oder zu wenige Funktionen. Als Vorgängersystem kam bei Seidenader seit vielen Jahren ein firmeneigenes webbasiertes DMS zum Einsatz.
Der Grundgedanke des Systems sollte auch in SAP beibehalten werden:
„Unsere Dokumente wurden immer nach Dokumentenart abgelegt. Diese Klassifikation wollten wir weiterführen“, so Stephan Odenthal.
So habe man sich auf die Suche nach passenden SAP-Add-ons begeben. Dabei sollten in der neuen Lösung alle projekt- und maschinenbezogenen Dokumente nach maximal drei Klicks auffindbar sein. Zudem sollte das System auch Dokumente zu Bestellungen, Serviceaufträgen und Material sowie CAD-Zeichnungen organisieren. Über eine Schnittstelle sollten diese direkt aus dem Produkt-Daten-Management in SAP übertragen werden können.
„Viele Kollegen standen der Einführung von SAP aufgrund der Usability skeptisch gegenüber. Das Add-on hat sie eines Besseren belehrt: Die Lösung ist rechtssicher, zeitsparender und verzeichnet eine gute Akzeptanz“
Die Lösung
Adaptives Dokumenten-Verwaltungs-System in Eigenregie
Im Rahmen einer Anbieterrecherche wurde man auf das SAP-PLM-Beratungsunternehmen smart-plm Aigner aufmerksam:
„Im Gespräch haben wir gemerkt, dass man unsere Anforderungen wirklich nachvollziehen kann. Mit dem überzeugenden fachlichen Know-how der Berater haben wir uns einer passgenauen Lösung angenähert“, so Stephan Odenthal.
Man entschied sich, gemeinsam ein adaptives und voll in SAP integriertes Dokumentenmanagement auf den Weg zu bringen.
„Entstanden ist smart-plm [documents], mit dem wir den SAP-Standard mit unseren unternehmensspezifischen Anforderungen vermählen konnten“.
> > Mehr Informationen zu smart-plm [documents] finden Sie hier: smart-plm [documents]
Das adaptive Dokumentenmanagementsystem ( DMS / DVS ) kann über die Dienste zum Objekt kontextbezogen in beliebige Belege, wie zum Beispiel Projekte oder Materialien, integriert werden. Für den dokumentenzentrierten Einstieg steht eine übersichtliche Power-Transaktion zur Verfügung. Damit können Anwender Dokumente suchen, in baumartige Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente anlegen oder Änderungen vornehmen.
„Projekte und die zugehörigen Maschinen haben eine bestimmte Projektstruktur. Dabei ist es oft sinnvoll, die Dokumente und Dokumentenstruktur mit den Projektstrukturen zu verbinden. Das DVS / DMS realisiert dies über Dokumentenakten, die mit PSP-Elementen im SAP-PS verknüpft sind“, erläutert Christian Fürstinger, Berater bei smart-plm Aigner.
Daraus ergebe sich eine transparente Dokumentenlenkung, die das Prozess-, Dokumentations- und Projektmanagement stütze. So lassen sich Dokumente im System beispielsweise als interne, externe, technische oder kaufmännische Dokumente klassifizieren und sind dadurch schnell auffindbar. Die Benutzeroberfläche von smart-plm [documents] ist an den Windows Explorer angelehnt, so dass Anwender sich im gewohnten Handling schnell in die Lösung einfinden. Das System bietet für eine optimierte Usability einige Zusatzfunktionen: So ist es möglich, aus dem Windows Explorer komplette Ordnerstrukturen per Drag & Drop in die Anwendung zu ziehen.
Zur Dokumentenlenkung bietet das Dokumentenmanagementsystem einen sogenannten Laufweg an. Damit können beispielsweise Freigabeprozesse mit wenigen Klicks in Gang gesetzt werden, ohne starre SAP-Workflows entwickeln zu müssen. Dieser Laufweg kann jederzeit angepasst werden, falls ein unerwartetes Ereignis auftritt. Außerdem ist es möglich, individuelle Berechtigungen für Dokumente mit beschränktem Zugriff zu vergeben.
Partnerschaftliche Entwicklung und Einführung
Die Entwicklung und Einführung des Dokumenten-Verwaltungs-Systems verlief schrittweise durch die Umsetzung von Programmcodes, die im Anschluss getestet und angepasst wurden.
„Dabei haben wir mit smart-plm Aigner einen Partner an unserer Seite, der eine intrinsische Motivation zur Entwicklung eines zukunftsfähigen Produkts hat“, so Stephan Odenthal. „Ideen aus dem Testteam wurden immer unkompliziert und kurzfristig in die Weiterentwicklung des Systems aufgenommen und Mehraufwände partnerschaftlich verrechnet.“
Die Lösung soll ab Herbst unternehmensweit zum Einsatz kommen und von allen Mitarbeitern, vom Empfang bis hin zur Geschäftsführung, genutzt werden. Dabei sei das Feedback zur Anwendung aus den Schulungen bereits sehr positiv:
„Viele Kollegen standen der Einführung von SAP aufgrund der Usability skeptisch gegenüber. Das Add-on hat sie eines Besseren belehrt: Die Lösung ist rechtssicher, zeitsparender und verzeichnet eine gute Akzeptanz“, bilanziert Stephan Odenthal.
Das System soll bei Seidenader alle projektbezogenen Dokumente in über 200 verschiedenen Dokumentarten, von der Liste offener Fragen über Betriebsanleitungen, Zertifikate, Protokolle und Zeichnungen bis hin zu Modell-Daten verwalten. Im Unternehmen werden dann mit
smart-plm [documents] Millionen von Dokumenten angelegt, verwaltet, überarbeitet, versendet und exportiert.
DMS für zukunftsfähiges Product-Lifecycle-Management
Der Einsatz des modernen Dokumenten-Verwaltungs-Systems ermöglicht kürzere Bearbeitungszeiten ohne Mediensprünge sowie eine strukturierte Dokumentenablage mit bewährter Systematik. So sind benötigte Informationen abteilungsübergreifend schnell auffindbar. Es verwaltet und archiviert Dokumente aller Formate richtlinienkonform. Dabei offenbart sich der volle Nutzen erst da, wo die Vorgänge über eine einheitliche Datenbasis unternehmensweit zur Verfügung stehen. Bei Seidenader zeigt sich dieser Wert besonders im Engineering, wo ein effizientes DMS zentraler Baustein eines zukunftsfähigen Product-Lifecycle-Managements ist. Man tüftelt bereits an der Einbindung weitere Tools in das System:
„Unser Unternehmen ist groß: Wir planen derzeit Funktionen zur Dokumentation und Qualifizierung. Außerdem arbeiten wir beispielsweise an einer Möglichkeit, Dokumentenakten nach Betriebsanleitung zusammenzustellen“, blickt Stephan Odenthal nach vorn.
