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SAP Workflow – Automatisierte Prozess-Steuerung

Technologische Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse mit einem leistungsfähigen SAP Workflow – Management!

Sie wollen den schnellen Zugriff auf alle prozessrelevanten Information sicherstellen und die Bearbeitungszeit eines Geschäftsprozesses signifikant verkürzen?

Ermöglicht wird dies durch den Einsatz von SAP Business Workflow bzw. ABAP Workflow, ein Werkzeug,  mit dem betriebswirtschaftliche Geschäftsprozesse umfassend unterstützt werden.

Eingesetzt wird SAP Business Workflow für einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen.

SAP Business Workflow eignet sich hierbei vor allem bei Arbeitsabläufen, die ständig wiederholt werden oder Geschäftsprozesse, die eine Vielzahl von Bearbeitern in einer genau definierten Reihenfolge benötigen.

Bei einem variableren  Einsatz der SAP Business Workflow – Technologie wurde von SAP zu einzelnen Objekten der SAP Laufweg als Lösungsmöglichkeit implementiert.

Im PLM 7.0 Umfeld ist der Laufweg in die folgenden Komponenten integriert:

  • Material (PLM-WUI-OBJ-MAT)
  • Dokument (PLM-WUI-OBJ-DMS)
  • Änderungsnummer (PLM-WUI-OBJ-ECN)
  • Materialstückliste (PLM-WUI-OBJ-BOM)
  • Produktstruktur- und Baukastenverwaltung (PLM-WUI-OBJ-PSM)
  • Rezeptentwicklung (PLM-WUI-RCP)
  • Berechtigungen und Kontext für Zugriffskontrolle

Alle diese  Techniken helfen Ihrem Unternehmen betriebswirtschaftliche  Prozesse zu optimieren, Abläufe für Beteiligte transparenter zu gestalten, die  Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter zu erhöhen und die Wertschöpfung von Vorgängen zu verbessern.

Sie haben Fragen und wünschen eine unverbindliche Beratung?

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Unser Leistungsportfolio für Ihr SAP Workflow – Management:

  • Beratung im Rahmen der Prozessoptimierung
  • Entwicklung neuer Workflow Szenarien
  • Wartung und Weiterentwicklung bestehender Workflows

Unsere Beraterlösungen mit workflowgestützter Prozess Steuerung

  • Rechnungsbearbeitung und  – freigabe
  • Bearbeitung und Freigabe von BANFen
  • Vorgezogene Prüfloseröffnung
  • Freigabe von Dokumenten
  • Anlage von Materialstammdaten
  • Bearbeitung von Equipments und technischen Plätzen         u.v.m.


Was muss bei SAP Workflows beachtet werden

  • Konfiguration der SAP Workflow Engine

    Die Grundkonfiguration der SAP Workflow Engine ist verhältnismäßig einfach. Sie rufen Transaktion SWU3 auf und klicken auf den Button „Automatisches Workflow-Customizing durchführen“.

    Es werden nur die Aktivitäten ausgeführt, die noch nicht konfiguriert sind.

    Trotzdem sollten einige Punkte beachtet werden:

    Sie benötigen einen Hintergrunduser namens „WF-Batch“. Dieser sollte schon vor dem automatischen Customizing eingerichtet und mit den passenden Berechtigungen versehen sein. Er wird zwar, falls noch nicht vorhanden, automatisch generiert, erbt aber nur die Berechtigungen des Benutzers, der das automatische Customizing ausgeführt hat.

    Zur Vergabe von Berechtigungen an den WF-Batch user existieren einige weiterführende Hinweise: 

    • OSS-Hinweis 1574002 – WF-BATCH Authorizations
    • OSS-Hinweis 1251255 – Berechtigungen für den Systembenutzer WF-BATCH)

    Achten Sie auf eine korrekte Vorgabe der Vorsatznummer für Ihre Systeme!

    Zur Prüfung können Sie einen Verifikationsworkflow auslösen.

    Das erzeugte Workitem sollte in Ihrem Business Workplace erscheinen.

  • Verteilung von Workitems – der Faktor Mensch

    „Eine IT – Lösung ist nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen.“

    Diese einfache Weisheit gilt auch für die Workflowentwicklung.

    Die Art und Weise wie Mitarbeiter Ihre Aufgaben abarbeiten müssen, ist für den Erfolg eines Workflowprojektes von entscheidender Bedeutung.

    Dies beginnt bei den verschiedenen Methoden wie Workitems empfangen werden können und endet bei der Darstellung der Arbeitsoberflächen.

    Es existieren unterschiedliche Möglichkeiten wie Workitems in Arbeitsvorräten organisiert werden können.

    Die wichtigsten sind: SAP Business Workplace, E-Mail Benachrichtigungen, Business Workflow Workplace (für den SAP NetWeaver Business Client)

    Daneben gibt es einige weitere Aspekte die berücksichtigt werden müssen:

    • eindeutige Anweisungen bzgl. der Aufgabendurchführung
    • grafische Darstellung der weiteren Prozessstationen
    • Übersicht über alle relevanten Daten zur erfolgreichen Durchführung der Aufgabe
    • Informationen über den bisherigen Verlauf der Abarbeitung
    • laufende Notizen und Hinweise der bisherigen Prozessbeteiligten an spätere Prozessbeteiligte

    Die Aufzählung ist keineswegs vollständig soll aber einen ersten Eindruck vermitteln, wie Mitarbeiter in den Prozess besser eingebunden werden können.

     

  • Grundsätzlicher Aufbau eines Workflows

    Ein Workflow wird nach dem top down – Prinzip entworfen,  allerdings nach dem  bottom-up – Prinzip entwickelt.

    Dies bedeutet allerdings immer, dass Sie schon in der Design – Phase die möglichen technischen Restriktionen zu berücksichtigen haben.

    Bottom-up – Entwicklung heißt, Sie implementieren alle technischen Objekte  mit den entsprechenden Schnittstellen aufeinander aufbauend.

    Die Grundlage eines jeden Workflows sind die Objekttypen.

    Ein Objekttyp beschreibt die Daten, mit denen Sie in einem Workflow arbeiten wollen, z.B. der Objekttyp Dokument. Eine einzelne Instanz  eines Objekttyps wird als Objekt bezeichnet.

    Ein Objekttyp besteht aus:

    • Attributen – Attribute beschreiben den  Objekttyp (z.B. Dokumentennummer, Dokumentbezeichnung etc.)
    • Methoden – Methoden definieren Tätigkeiten, die mit den Daten durchgeführt werden können (z.B. Dokument ändern)
    • Ereignissen -Ereignisse beschreiben die Zustandsänderungen, die ein Objekt erfahren kann, z.B. kann die Statusänderung eines Dokumentes von „in Erstellung“ auf „Freigegeben“ als Ereignis dem System bekannt gegeben werden. Durch das Auslösen eines solchen Ereignisses kann dann z.B. ein Workflow gestartet werden.

    Workflows bestehen aus einer Vielzahl von sogenannten Schritttypen. Der wichtigste ist die Aufgabe.

    Mit Aufgaben werden elementare betriebswirtschaftliche Tätigkeiten beschrieben. Aufgaben beziehen sich immer auf eine Methode eines Objekttyps. Für Aufgaben sind mögliche Bearbeiter definiert. Aufgaben können automatisch ausführbare Methoden referenzieren (Hintergrundaufgaben) oder sie benötigen zur Ausführung einen Benutzer (Dialogaufgaben).

    Die Zuordnung der Bearbeiter zu den einzelnen Dialogaufgaben geschieht über sogenannte Regeln.

    In der Regel definieren Sie die Bearbeiter eines Workitems. Sie können hierfür verschiedene Regeltypen verwenden. Diese reichen von der Nutzung des SAP Organisationsmanagement bis hin zu eigenentwickelten Funktionsbausteinen.

     Schließlich führen Sie alle diese Einzelkomponenten im Workflowmuster zusammen.

    Im Workflowmuster definieren Sie den tatsächlichen Ablauf des Workflows, also den abzubildenden Prozess.

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