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Effiziente SAP Dokumentenverwaltung in gewohnter Windows Explorer Umgebung

Automatisieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung in SAP Easy DMS mit unserer Lösung „smart-Document-Management“

SAP DokumentenverwaltungDie SAP Dokumentenverwaltung ist ein wichtiges Instrument in nahezu allen PLM-Prozessen im Unternehmen – sie dient als Quelle zur Informationsermittlung und zur Informationsverarbeitung. Eine effiziente Dokumentenverwaltung in SAP hilft Ihnen dabei, Informationen abzulegen und Ihre Dokumente unter dem technischen Aspekt des „Paperless Office“ zu verwalten.

Das SAP-System wird zu Ihrem verschließbaren Aktenschrank, in dem Sie Ihre Bilder, PDF-Dokumente oder CAD-Zeichnungen zugriffsicher und zugriffbeschränkt verstauen können. Die anfallenden Dokumente werden in digitalisierter Form in SAP DVS abgelegt, die Pflege sowie die Suche der Dokumente geschieht im Standardtool SAP Easy DMS.

Mit unserer praxiserprobten Lösung smart-Document-Management für die SAP Dokumentenverwaltung können Sie

  • bequem von SAP Easy DMS aus Ihre Dokumente in gewohnter Windows-Umgebung pflegen.
  • Ihre Dokumente direkt mit den Business-Objekten in SAP verknüpfen und einen Automatismus generieren, der Ihnen die Dokumentenerstellung und –pflege weitestgehend abnimmt.

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Warum sollten Sie Sich für unsere praxis- und ergebnisorientierte SAP Dokumentenverwaltungslösung entscheiden? SAP stellt doch bereits im Standard via SAP Easy DMS die Pflege von Dokumenten über den Windows-Explorer bereit.

Das ist schon richtig – der SAP Standard bietet in den anwendungsübergreifenden Komponenten bereits die Möglichkeit Ihr SAP Easy DMS zu konfigurieren und die SAP Dokumentenverwaltung zu customizen.

Unser Add-on ermöglicht Ihnen,

  • das geordnete Ablegen Ihrer Dokumente nach Business-Objekten (z.B. Fertigungsaufträge).
  • das automatisieren Ihrer SAP Dokumentenverwaltung abhängig vom Business-Objekt.

Vorteile unserer Lösung für Ihre SAP Dokumentenverwaltung auf einem Blick!

    Unser smart-Document-Management
schafft eine Verbindung zwischen Business-Objekten und den in diesem Zusammenhang erstellten Dokumenten.
trennt Ihre Dokumentenpflege sichtbar nach dem Business-Objekt.
vergibt abhängig von den Business-Objekten unterschiedliche Rechte bei der SAP Dokumentenverwaltung
die manuelle und vor allem aufwendige Erstellung von Dokumentenstücklisten und den in der Stückliste vorhandenen Dokumenten entfällt – es werden wie gewohnt Ordner und die in den Ordner abgelegten Dateien gepflegt.
plegt Merkmale abhängig vom Business-Objekt, welche soweit erwünscht an das Nachfolgerdokument vererbt werden um z.B. die Suche nach Dokumenten zu erleichtern.
zeigt alle Dokumente zu einem Business-Objekt direkt in dessen Transaktion im Objektdienst an.
definiert eigene Dokumentarten, mit eigenen Klassen und eigenen Merkmalen für jedes Business-Objekt, welche nur innerhalb der jeweiligen Struktur verwendet werden können.
verschiebt und kopiert Ihre Dateien mittels Drag & Drop-Funktion und übernimmt automatisiert übergeordnete Merkmale.
nutzt den SAP Standard außerhalb der SAP GUI.

Wie können Sie die Funktionen Ihrer Dokumentenverwaltung im SAP Easy DMS reibungsloser und effizienter gestalten?

Der Standard des DVS Tools bietet bereits eine Menge Funktionalitäten für eine effizientere SAP Dokumentenverwaltung. Der Grundstein für die Pflege von Dokumenten in gewohnter Windows-Manier wird in diesem Tool gelegt. Erzeugen Sie Ordner, welche als Dokumentstücklisten in SAP umgesetzt werden. Erstellen Sie in diesem Ordner wiederum Ordner oder auch Dokumente, die automatisch an die Dokumentenstückliste hinzugefügt werden. Verschieben und kopieren Sie Ihre Dokumente mittels Drag & Drag innerhalb Ihrer Ordnerstruktur, jedoch auch außerhalb von SAP Easy DMS.

Das SAP Add-on smart-Document-Management erweitert die Standardfunktionen und ermöglicht Ihnen

  • eine automatische Dokumentenerstellung über Systemereignisse der Business-Objekte
  • eine automatische Vorbelegung von Merkmalen im Dokumenteninfosatz mit Daten aus dem Business-Objekt
  • die Verwendung von Vererbungslogik für Merkmale bei Copy & Paste von Dokumenten in SAP Easy DMS
  • die Nutzung der Windows-Benutzeroberfläche zur Pflege von Dokumenten
  • Berechtigungskonzepte für die Anlage und das Löschen von Ordnern und Dokumenten in Abhängigkeit von Business-Objekten einzusetzen
  • die Anzeige aller Dokumente zum Business-Objekt direkt in SAP
  • eine Erweiterung des Kontextmenüs um individuelle Funktionen
  • eine Customizing der Lösung

Automatisieren Sie Ihre SAP Dokumentenverwaltung, indem Sie die von Ihnen verwendeten Business-Objekte (z.B. Fertigungsauftrag, Instandhaltungsauftrag) mit den erstellten Dokumenten koppeln.

Diese Ereignistypkopplung geschieht über ein Ereignis, das im Business-Objekt ausgelöst wird – tritt dieses Ereignis ein, wird automatisch eine Dokumentenstückliste erstellt. Diese Dokumentenstückliste erhält eine Beziehung zur Business-Objekt-Instanz (z.B. ein konkreter Fertigungsauftrag) und eine indirekte Beziehung zu allen Dokumenten, die in die Stückliste aufgenommen werden. Die User können die Dateien und Ordner in den Ordnern der einzelnen Fertigungsaufträge hinzufügen und entfernen – die Dokumentenstückliste in SAP wird automatisch aktualisiert. SAP erstellt für Sie die erforderlichen Dokumenteninfosätze im SAP-System.

Folgende Grafik soll die Struktur verdeutlichen:

SAP Dokumentenverwaltung_1

Sie können Ihre erstellten Dokumente auch mit Eigenschaften füllen, den sogenannten Merkmalen. Dazu definieren Sie Merkmale in einer Klasse, die die Zugehörigkeit des Dokuments zur Business-Objekt-Instanz eindeutig identifiziert und ordnet diese Klasse einer von Ihnen definierten Dokumentart zu. Mit der Trennung von Dokumentarten für Ordner und Dateien kann eine Vererbungslogik erzeugt werden, die eine Automatisierung der Pflege der Eigenschaften ermöglicht. Für Ordner können spezifische Eigenschaften für eine Business-Objekt-Instanz gespeichert werden, während für eine Datei die Business-Objekt-Eigenschaften automatisch geerbt werden und dateispezifische Eigenschaften manuell hinzugefügt werden. Diese Funktion wird auch beim Verschieben und Kopieren einzelner Elemente mittels Drag & Drop sowie beim Erstellen von Dokumenten und Ordnern unterstützt. Die Vererbungshierarchie läuft folgendermaßen ab:

SAP Dokumentenverwaltung_2

Die Berechtigungsprüfung innerhalb der Ordner kann für Business-Objekte und für Business-Objekt-Instanzen separiert werden. Sie können also den Zugriff auf die einzelnen Dokumente individuell steuern lassen, wenn Sie das wünschen.

User die nicht speziell auf SAP geschult sind, können problemlos Dokumenteninfosätze in einzelnen Prozessschritten erstellen und im SAP-System ablegen – ohne auch nur in Berührung mit der SAP Benutzeroberfläche zu gelangen. Sie können auch in der jeweiligen Transaktion zur Business-Objekt-Instanz über den Objektdienst die zum Objekt zugehörigen Dokumente anzeigen lassen.


Unsere Lösung. Ihr Erfolg!

smart-Document-Management – Eine SAP DVS Lösung, die individuell, schnell und flexibel auf Ihre persönlichen Bedürfnisse in Ihrer Dokumentenverwaltung eingeht!

Sie legen fest, welche Dokumentarten bei Erstellung eines Ordners oder eines Dokumenteninfosatzes angelegt werden, sowie welche Merkmale ordnerspezifisch oder DIS-spezifisch vergeben werden – selbstverständlich mit der entsprechenden Vererbungslogik dahinter.

Sie bestimmen, welches Business-Objekt Sie für die automatische Anlage eines Dokumenteninfosatzes verwenden möchten und wohin die Dokumentenablage gehen soll.

Sie legen den Quellordner für Ihre Dokumente sowie Ablagekategorien fest.

Sie definieren Berechtigungskonzepte, die Ihnen eine individuelle Steuerung innerhalb Ihrer angelegten Ordnerstruktur in SAP Easy DMS bietet.

Nutzen Sie die Möglichkeit und schaffen Sie sich ein auf Sie zugeschnittenes smart-Document-Management in Ihrem SAP Easy DMS.


Lösungsbeschreibung

Die Benutzeroberfläche von SAP Easy DMS macht sich die gewohnte Umgebung von Windows zunutze. SAP Easy DMS besitzt eine eigene Funktionsleiste sowie eigene Funktionen im Kontextmenü, welche beliebig erweiterbar sind. Genauso wie die Benutzeroberfläche Windows-konform umgesetzt wurde, orientiert sich auch die Bedienung stark daran. Dokumente (in Windows „Dateien“) und Dokumentenstücklisten (in Windows „Ordner“) können per Drag & Drop verschoben und kopiert werden – auch Exporte oder Importe von Dateien in SAP Easy DMS sind möglich. Um Dokumente und Dokumentenstücklisten zu erstellen kann über einen Rechtsklick das Kontextmenü geöffnet und die gewünschte Funktion ausgewählt werden.

SAP Dokumentemverwaltung_3

Über die Anzeige der „SAP Eigenschaften“ eines Dokumenteninfosatzes öffnet sich ein Popup mit Detailinformationen zum ausgewählten Dokument oder zur ausgewählten Dokumentenstückliste. Bei Erstellung eines neuen Dokuments wird dieses Popup ebenfalls aufgerufen. Die Werte, welche bei der Vererbung der Eigenschaften aus dem übergeordneten Dokument noch nicht gefüllt wurden, werden dann von Ihnen gepflegt.

SAP Dokumentenverwaltung_4

Wenn Ihr User gerade nicht in SAP Easy DMS angemeldet ist oder keinen Zugang zu dem Tool besitzt, kann dieser unsere Anzeige der Dokumentenakte innerhalb des SAP-Systems nutzen. Ausgehend von der Transaktion des Business-Objekts, welches eine Kopplung zum Dokumentenmanagement in smart-Document-Management besitzt, können Sie sich alle Dokumente dazu aufgelistet in einer Baumstruktur anzeigen lassen. Bei Doppelklick auf einen der Dokumenteninfosätze können Sie sich diesen in der SAP Dokumentenverwaltung ansehen.

SAP Dokumentenverwaltung_5

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